Audyty i kontrole

I półrocze 2019 r.

 Wyniki kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w I półroczu 2019 roku przez Dział Organizacyjno-Kontrolny (NK).

Liczba przeprowadzonych kontroli wewnętrznych: 34, w tym 4 kontrole doraźne, pozaplanowe. Badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia, to:

1. Kontrola kas - raz w miesiącu w ramach nadzoru nad ryzykiem „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - wykonano 28 kontroli (w tym 4 kontrole dodatkowe na koniec maja br. w związku z inwentaryzacją zdawczo-odbiorczą). Nieprawidłowości nie stwierdzono, nie wydano zaleceń pokontrolnych.

2. Kontrola prawidłowości stosowania zwyżek stawek czynszowych w lokalach mieszkalnych – wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.

3. Kontrola w zakresie terminowości rozliczenia kaucji po opróżnieniu l.m./nabyciu na własność l.m przeprowadzona w dniach 12-19.06.br. Nie stwierdzono uchybień, wydano zalecenie dot. zaktualizowania wydruku Polecenie zapłaty z s.i. DOM 5. Zalecenie wykonano.

II. Wyniki pozaplanowych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w I półroczu 2019 roku przez Dział Organizacyjno-Kontrolny (NK).

Liczba prowadzonych pozaplanowych kontroli wewnętrznych: 4, wszystkie zakończone. Badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia, to:

1. Kontrola dyscypliny pracy w Oddziale Eksploatacji Budynków nr 2 w dniu 02.01.2019 r. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

2. Kontrola okoliczności zadymienia lokalu mieszkalnego przy ul. D...... przeprowadzona w dniach 30.01-04.02.2019 r. W wyniku kontroli ustalono, iż winę za powstałą szkodę ponosi użytkownik lokalu nr ..., w związku z czym został on obciążony kosztami prac naprawczych.

3. Kontrola okoliczności sprawy nie aktualizowania zwykłych kosztów utrzymania lokalu na kulturę przy ul. I.......... Czynności kontrolne prowadzono w dniach 14-28.02.2019 r. Ustalono osoby odpowiedzialne za zaniedbania, jednakże po zbadaniu okoliczności sprawy odstąpiono od dochodzenia naprawy szkody.

4. Kontrola jakości i kosztów instalacji ogrzewania etażowego wykonanego na zlecenie KZGM w Katowicach. Kontrolę przeprowadzono w dniach 11.06 - 05.07.2019r. Nie wydano zaleceń.

III. Wyniki instytucjonalnych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w I półroczu 2019 roku przez pozostałe wyspecjalizowane służby KZGM w Katowicach.

Służby realizujące kontrole oraz badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia:

1. Dział Informatyki (NI) – w I półroczu br. przeprowadzono kontrolę uprawnień do systemów informatycznych (zmieniono uprawnień ogółem: 76, uprawnień nowych nadano: 45, uprawnień zmodyfikowano: 12, uprawnień wycofano: 8) oraz kontrolę poprawności kopii zapasowych (liczba weryfikacji kopii zapasowych ogółem: 23, w tym pozytywnie zweryfikowano 13, w 10 przypadkach weryfikacja była negatywna).

2. Inspektor Ochrony Danych (ND) - w I półroczu 2019 r. Inspektor Ochrony Danych przeprowadziła następujące kontrole:
   1) Kontrola poprawności procedury udzielania upoważnień do przetwarzania danych oraz nadawania uprawnień dostępu do systemów informatycznych, przeprowadzona w okresie 09.05.2019 r. - 06.06.2019 r.
   Wydane zalecenia zostały wykonane
   2) Kontrola sposobu realizacji obowiązku informacyjnego względem osób, których dane osobowe pozyskiwane są w Oświadczeniu o liczbie osób zamieszkujących/użytkujących lokal/pomieszczenie, legalność przetwarzania numeru telefonu, który podano w w/w oświadczeniu (zasada legalności) oraz możliwość wykazania przez KZGM, że dane te przetwarzane są legalnie (zasada rozliczalności), przeprowadzona w okresie 24.06.2019 r. - 28.06.2019 r.
   Wydane zalecenia są wykonane.

3. Specjalista ds. BHP (NH) -przez Specjalistę ds. BHP zostały przeprowadzone wyrywkowe kontrole w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego w KZGM. Ewentualne wydane po kontroli zalecenia były realizowane na bieżąco.

IV. Wyniki audytów wewnętrznych prowadzonych przez audytora wewnętrznego w I półroczu 2019 roku.

W I półroczu 2019 r. prowadzono następujące zadania audytowe:

1. Zadanie audytowe nr I 

Temat audytu: Należyty monitoring spraw w zakresie pozostałych należności na lokalach odzyskanych z tytułu wcześniejszego ich użytkowania / konto nieaktywne, wolnostoje, wykupy, budynki wyburzone i przekazane właścicielom / oraz połączony z tym zadaniem obszar, sprawdzenie nadzoru prawnego nad działalnością KZGM - opiniowanie spraw , umów, wsparcie prawne pracowników. Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.

2. Zadanie audytowe nr II 

Temat audytu: Analizy kont : Radca Prawny, Należności sporne sąd, Należności po wyroku, Pozostała sprzedaż

Zalecenia w trakcie realizacji. 

V. Wyniki kontroli właścicielskich przeprowadzonych w imieniu miasta Katowice przez personel KZGM we wspólnotach mieszkaniowych z udziałem miasta Katowice w I półroczu 2019 roku.

W planie kontroli na rok bieżący ujęto 16 zadań. W I półroczu przeprowadzono 12 kontroli zarządów wspólnot mieszkaniowych, w tym 7 wynikających z planu i 5 kontroli pozaplanowych. Podobnie jak we wcześniejszych okresach, celem działań kontrolnych było wykrywanie wszelkich nieprawidłowości w funkcjonowaniu zarządów i zarządców wspólnot mieszkaniowych oraz źródeł ich powstawania, jak również badanie zgodności działania zarządów wspólnot z obowiązującym prawem.

Wydano 24 zalecenia. 

VI. Zainicjowane/ zrealizowane działania naprawcze w następstwie kontroli funkcjonalnych w I półroczu 2019 roku.

Nie odnotowano znaczących działań naprawczych będących wynikiem prowadzonych kontroli funkcjonalnych.

VII. Wyniki kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w KZGM w Katowicach w I półroczu 2019 roku.

W I półroczu 2019 r. przeprowadzono następujące kontrole zewnętrzne:

1. Kontrola Inspektora Pracy PIP przeprowadzona w dniach 25,26,28.02 oraz 01.03. 2019 r. Przedmiotem kontroli było badanie przestrzegania wybranych przepisów prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy, szczególnie w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, czasu pracy, wynagrodzenia za pracę. W Wystąpieniu z dnia 01.03.br. Kontrolujący wniósł o wypłatę proporcjonalnego dodatkowego wynagrodzenia rocznego wskazanej pracownicy za rok 2018.

2. Kontrola doraźna gospodarki finansowej KZGM przeprowadzona w dniach 27.02 – 15.03.2019 r. przez Inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej (RIO). W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.05.br. przedstawiono nieprawidłowości, wskazując 10 wniosków pokontrolnych. Do czterech z nich KZGM wniósł zastrzeżenia, które zostały oddalone przez jednostkę kontrolującą. Pismami z dnia 19.06.2019 r. oraz z 09.07.2019 r. poinformowano Prezesa RIO o sposobie realizacji wszystkich wniosków pokontrolnych.

3. Kontrola projektu pn.: Ochrona środowiska i efektywne wykorzystanie zasobów poprzez usunięcie materiałów zawierających azbest z budynków mieszkalnych i użyteczności publicznej w Katowicach (…) - Etap II”. KZGM nie otrzymał zaleceń pokontrolnych.

4. Kontrola Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Katowicach przeprowadzona w dniach 10.oraz 16. 04.2019 r. w zakresie kontroli warunków pracy oraz oceny realizacji obowiązkowej, powszechnej akcji odszczurzania. Stwierdzono 10 nieprawidłowości, z terminem usunięcia ich do 30.09.2019 r. Realizacja zaleceń w trakcie.

5. Rekontrola przeprowadzona przez Wydział Audytu i Kontroli UM Katowice w zakresie zaleceń wydanych w następstwie kontroli pn. „Prowadzenie przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice stron Biuletynu Informacji Publicznej”. Pismem z dnia 08.04.2019 r. UM poinformował o zrealizowaniu wszystkich zaleceń wydanych w następstwie kontroli.

6. Audyt finansowy przeprowadzony przez Ernst and Young w kwietniu br. Brak informacji o zaleceniach.

7. Audyt przeprowadzony przez Wydział Audytu i Kontroli UM Katowice w obszarze „Rozpatrywanie wniosków o umorzenie zaległości czynszowych za lokale mieszkalne”. Czas trwania kontroli 01.05-28.06.2019 r. Zalecenia zostały omówione i są realizowane

8. Audyt przeprowadzony przez Kancelarię Doradztwa Podatkowego  w przedmiocie rozliczeń w podatku od towarów i usług. Audyt prowadzony był w dniach 24.05 – 28.05. Wydano 4 zalecenia, które wdrożono do stosowania

9. Na przełomie marca i kwietnia br. przeprowadzony został w KZGM audyt w obszarze: „Podejmowanie działań poprawy jakości życia seniorów.” KZGM udzielił odpowiedzi pisemnej z dnia 25.03.br. aa zapytania Wydziału Audytu i Kontroli UM Katowice. Zakład nie otrzymał zaleceń pokontrolnych.

II półrocze 2019 r. 

I. Wyniki planowych i doraźnych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w II półroczu 2019 roku przez Dział Organizacyjno- Kontrolny

W II półroczu 2019 r. w ww. komórce realizowano 27 kontroli.

Tematyka kontroli:

- Stosowanie wymaganych mechanizmów kontrolnych dotyczących ryzyka „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - przeprowadzono ogółem 24 kontrole kas. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

- Kontrola z zakresu dyscypliny pracy – stopień wykorzystania urlopu za 2019 rok. Kontrola objęła: stopień wykorzystania urlopu za 2019 r. i ewentualne występowanie nie wykorzystanego urlopu za 2018r. W trakcie tej kontroli zidentyfikowano kilka przypadków nie wykorzystanych urlopów z 2018 r. dotyczących osób przebywających aktualnie na urlopach związanych z rodzicielstwem, a także jeden przypadek zaległego urlopu z 2018r. W następstwie tej kontroli w trybie pilnym skierowano pracownicę na zaległy urlop.

- Kontrola prawidłowości stosowania trybu awaryjnego i przestrzeganie wewnętrznych regulacji KZGM przy zlecaniu robót – w trakcie.

- Kontrola prawidłowości stosowania zwyżek stawek czynszowych w lokalach mieszkalnych (ochrona budynków, domofon, antena zbiorcza). Wydane zalecenia są obecnie realizowane.

II. Wyniki instytucjonalnych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w II półroczu 2019 roku przez pozostałe wyspecjalizowane służby KZGM w Katowicach.

Służby realizujące kontrole oraz badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia:

- Dział Informatyki – w II półroczu 2019 r. przeprowadzono kontrolę uprawnień do systemów informatycznych (zmieniono uprawnień ogółem: 89, uprawnień nowych nadano: 49, uprawnień zmodyfikowano: 40) oraz kontrolę poprawności kopii zapasowych: liczba weryfikacji kopii zapasowych ogółem: 10, weryfikacje zakończone pozytywnie – 8, negatywnie- 2. Ponadto skontrolowano uprawnienia dostępu do portów USB oraz konta użytkowników systemu DOM 5 i Active Directory. W wyniku kontroli wyłączono konta nieaktywne.

- Inspektor Ochrony Danych – w II półroczu 2019 przeprowadzono następujące działania w w zakresie ochrony danych osobowych:

1) kontrola zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych   w zakresie udostępniania danych osobowych na stronie internetowej KZGM w Katowicach, w tym na wydzielonej na niej podmiotowej stronie BIP.
Termin przeprowadzenia kontroli: 23.09.2019 - 30.09.2019 r.
W wyniku kontroli wydano zalecenia, które są w trakcie realizacji.
   2) kontrola upoważnień dla osób przetwarzających dane osobowe.
Termin przeprowadzenia kontroli: 16.12.2019 - 31.12.2019 r.
W trakcie kontroli nie stwierdzono większych uchybień, mających wpływ na ochronę danych osobowych.
Wykazana niezgodność jest na etapie usuwania.

-Specjalista ds. BHP – w II półroczu 2019 r. przez Specjalistę ds. BHP zostały przeprowadzone wyrywkowe kontrole w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego w KZGM.  Ewentualne wydane po kontroli zalecenia były realizowane na bieżąco. 
III. Wyniki audytów wewnętrznych prowadzonych przez audytora wewnętrznego w II półroczu 2019 roku. 

W II półroczu 2019 r. Audytor wewnętrzny prowadził 2 zadania audytowe:

1. Audyt sprawdzający dot. przestrzegania procedur windykacyjnych należności z tytułu użytkowania lokali mieszkalnych i użytkowych w zakresie terminowego rozpoczynania procedury windykacyjnej zgodnie z zapisami w zarządzeniu. Bieżąca windykacja w systemie DOM 5. Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.

2. Audyt dot. analizy wyroków eksmisyjnych z prawem do lokalu socjalnego. Audyt polegał na sprawdzeniu czy wprowadzono zmiany opłat z tytułu bezumownego zajmowania lokali mieszkalnych przez osoby uprawnione do zawarcia umowy najmu socjalnego lokalu, jeżeli sąd orzekł o wstrzymaniu wykonania opróżnienia lokalu do czasu dostarczenia im takiego lokalu. Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.

IV. Wyniki kontroli właścicielskich przeprowadzonych w imieniu miasta Katowice przez personel KZGM we wspólnotach mieszkaniowych z udziałem miasta Katowice w II półroczu 2019 roku.

Liczba zrealizowanych kontroli właścicielskich: 39.

Zakres kontroli obejmował: problem rozliczenia wody i kanalizacji oraz podatku śmieciowego i kosztów odczytu wodomierzy. W następstwie zakończonych kontroli wydano łącznie 18 zaleceń.

V. Zainicjowane / zrealizowane w II półroczu 2019 roku. działania naprawcze w następstwie kontroli funkcjonalnych.

Podjęto działania naprawcze będące konsekwencją zaleceń pokontrolnych Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach z I półrocza 2019 r. w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji zobowiązań z tytułu kaucji zabezpieczającej należności za najem lokali drogą weryfikacji sald LM i LU. Została przeprowadzona inwentaryzacja w drodze weryfikacji zobowiązań z tytułu kaucji za najem lokali mieszkalnych, użytkowych

i garaży. Ponadto pismem z dnia 10.01. br. zwróciłam się do Prezydenta Miasta Katowice o uzupełnienie środków pieniężnych na bankowym rachunku depozytowym dot. kaucji.

VI. Wyniki kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w KZGM w Katowicach w II półroczu 2019 roku.

W ww. okresie w KZGM prowadzono 4 kontrole zewnętrzne.

1. W lipcu 2019 r. Wydział Audytu i Kontroli UM Katowice przeprowadził czynności audytowe w obszarze: „Ocena procedur współdziałania komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice w ramach pozyskiwania dofinansowania z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020”. Nie wydano zaleceń dla KZGM-u.

2. Kontrola Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Katowicach w zakresie kontroli warunków pracy, a w szczególności kontrola sprawdzająca wykonanie zarządzeń decyzji z dnia 15.05.2019 r. oraz ocena realizacji obowiązkowej, powszechnej akcji odszczurzania odbyła się 14 października 2019 r. Nie stwierdzono nieprawidłowości oraz nie wydano zaleceń.

3. Kontrola z ramienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przeprowadzona została w dniach 2 grudnia- 17 grudnia 2019 r. Zakres kontroli objął : prawidłowość i rzetelność obliczania składek na ubezpieczenie społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, a także ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń. Ponadto zbadano prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenie emerytalne i rentowe. Nie stwierdzono nieprawidłowości i nie wydano zaleceń dla Zakładu.

4. W dniach od 2 -23 grudnia 2019 r. Wydział Budynków i Dróg UM Katowice przeprowadził kontrolę zarządczą, która objęła: dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych EB-5 i EB-6, wydatki Zakładu, inwestycje i remonty, windykację należności, zamówienia publiczne, dodatki mieszkaniowe, KOB-y. Zakład nie otrzymał jeszcze zaleceń pokontrolnych.