I. Wyniki planowych i doraźnych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w II półroczu 2018 roku przez Dział Organizacyjno- Kontrolny
W II półroczu 2018 r. w ww. komórce realizowano 29 kontroli, z czego zakończono 27, a 2-e są jeszcze w trakcie realizacji.
Tematyka kontroli:
- Stosowanie wymaganych mechanizmów kontrolnych dotyczących ryzyka „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - przeprowadzono ogółem 20 kontroli kas. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.
- Kontrola doraźna realizacji polecenia zawartego w „Harmonogramie inwentaryzacji składnika majątkowego Elementy małej architektury (place zabaw) na terenach niechronionych przeprowadzonego w drodze spisu z natury”, dotyczącego sprawdzenia istnienia zapisów wynikających z instrukcji wprowadzonej zarządzeniem DN/06/2015 z dnia 17.02.2015r. Podczas kontroli nie stwierdzono żadnych uchybień.
- Kontrola stosowania i weryfikacji aktualności wybranych ustaleń z Narad Dyrektorów oraz narad z kierownikami pionu DE, o charakterze stałych zasad postępowania. Wydano zalecenie utrzymywania w aktualności rejestru oraz udostępniania ich pracownikom.
- Kontrola doraźna dyscypliny pracy w Oddziale Eksploatacji Budynków nr 4 – Nie wydano zaleceń.
- Kontrola doraźna dyscypliny pracy polegającą na sprawdzeniu stanu trzeźwości pracowników fizycznych w Oddziale Eksploatacji Budynków nr 4. W następstwie tej kontroli rozwiązano umowę o pracę z jednym konserwatorem.
- Kontrola doraźna okoliczności związanych z wstrzymaniem dochodzenia należności od dłużnika objętego postępowaniem upadłościowym. Podczas kontroli stwierdzono opóźnienie co do dochodzenia należności po zakończeniu postępowania upadłościowego prowadzonego wobec dłużnika, jednakże nie zaszło ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
- Kontrola dyscypliny pracy w KZGM w Katowicach- w zakresie dot. Radców Prawnych (NRP). W wyniku kontroli pouczono kontrolowanych o stwierdzonych nieprawidłowościach i konieczności ich usunięcia oraz o zasadach prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy pracowników.
- Kontrola dyscypliny pracy w Dyrekcji (analiza). Wyniki analizy zostały omówione na naradzie Dyrektorów w dniu 29-10-2018 r.
Zakończono kontrole w zakresie: stosowania i weryfikacji aktualności wybranych ustaleń z Narad Dyrektorów oraz narad kierowników pionu DE, o charakterze stałych zasad postępowania, a także kontrolę problemu nie udostępniania lokali do okresowych kontroli szczelności instalacji gazowych oraz kominiarskich (w tym pogłębiona analiza danych pochodzących z okresowych oświadczeń kierowników EB). Zalecenia zrealizowano.
II. Wyniki instytucjonalnych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w II półroczu 2018 roku przez pozostałe wyspecjalizowane służby KZGM w Katowicach.
Służby realizujące kontrole oraz badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia:
- Dział Informatyki – w II półroczu 2018 r. przeprowadzono kontrolę uprawnień do systemów informatycznych (zmieniono uprawnień ogółem: 123, uprawnień nowych nadano: 49, uprawnień zmodyfikowano: 74) oraz kontrolę poprawności kopii zapasowych: liczba weryfikacji kopii zapasowych ogółem: 7, weryfikacje zakończone pozytywnie – 5, negatywnie- 2.
- Inspektor Ochrony Danych – w okresie od 25.05.2018 r. do końca roku 2018, w związku z czynnościami wdrażającymi przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. ws. ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) przeprowadzone zostały następujące czynności sprawdzające:
1) sprawdzenie dotychczasowego stopnia realizacji przez Zakład obowiązku informacyjnego względem osób, których przetwarzane przez Zakład dane osobowe dotyczą (w tym w szczególności względem: najemców, użytkowników lokali, pracowników, zleceniobiorców, wykonawców, osób monitorowanych),
2) sprawdzenie w ramach współpracy z działem NK realizacji i aktualności dotychczas wydanych przez DN poleceń z narad (Rejestr poleceń z narad prowadzony przez dział NK) dotyczących ochrony danych osobowych,
3) sprawdzenie dotychczas zawartych przez Miasto Katowice KZGM w Katowicach i pozostających w realizacji umów o remont, dostawy lub usługi pod kątem konieczności zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
4) sprawdzenie rodzaju danych osobowych i kategorii osób, których dane dotyczą, które przekazywane są przez Zakład do wspólnot mieszkaniowych i zarządców nieruchomości oraz przez te podmioty do Zakładu.
Ww. czynności wynikały z konieczności oceny stopnia ochrony danych osobowych w Zakładzie, celem podjęcia dalszych stosownych czynności dostosowujących wewnętrzne procedury do przewidzianych prawem wymagań.
- Specjalista ds. BHP – w II półroczu 2018 r. przez Specjalistę ds. BHP zostały przeprowadzone wyrywkowe kontrole w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego w KZGM. Ewentualne wydane po kontroli zalecenia były realizowane na bieżąco.
III. Wyniki audytów wewnętrznych prowadzonych przez audytora wewnętrznego w II półroczu 2018 roku.
W II półroczu 2018 r. Audytor wewnętrzny prowadził zadanie audytowe nr II AW/01/I/2018 – w terminie od 16.04.2018 do 11.12.2018 r. Temat audytu:
przestrzeganie procedur windykacyjnych należności z tytułu użytkowania lokali mieszkalnych i użytkowych w zakresie zalecanego rozpoczynania procedury windykacyjnej zgodnie z zapisami w zarządzeniu,
bieżąca windykacja w systemie DOM 5,
wywiązywanie się z umów ratalnych,
terminowość i systematyczność prowadzonych spraw na poszczególnych etapach postępowań,
rzetelność odzyskiwania lokali mieszkalnych i użytkowych (brak wyroków eksmisyjnych).
Analizie poddano 948 lokali użytkowych i garaży oraz 4612 lokali mieszkalnych. Wydane zalecenia obecnie realizowane są przez wskazane komórki organizacyjne KZGM.
IV. Wyniki kontroli właścicielskich przeprowadzonych w imieniu miasta Katowice przez personel KZGM we wspólnotach mieszkaniowych z udziałem miasta Katowice w II półroczu 2018 roku.
Liczba zrealizowanych kontroli właścicielskich: 39, w tym 1 kompleksowa (w trakcie) i 38 problemowych.
Zakres kontroli obejmował: problem rozliczenia wody i kanalizacji oraz podatku śmieciowego. W następstwie zakończonych kontroli wydano 20 zaleceń.
V. Zainicjowane / zrealizowane działania naprawcze w następstwie kontroli funkcjonalnych w II półroczu 2018 roku.
Nie odnotowano znaczących działań naprawczych będących wynikiem prowadzonych kontroli funkcjonalnych.
VI. Wyniki kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w KZGM w Katowicach w II półroczu 2018 roku.
W ww. okresie w KZGM prowadzono 8 kontroli zewnętrznych.
1. Kontrola - sprawdzenie przestrzegania postanowień Porozumienia z dnia 28.03.2018r. o sfinansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego działań obejmujących kształcenie ustawiczne pracowników - przeprowadzona przez Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach w dniu 05.07.2018r. W toku kontroli stwierdzono, iż Porozumienie było przestrzegane w pełnym zakresie, dlatego odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych.
2. Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie: przestrzegania przepisów o czasie pracy, wypłaty minimalnego wynagrodzenia dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, przestrzegania zakazu zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach wskazujących na istnienie stosunku pracy oraz terminowości opłacania składek Fundusz Pracy, zgłaszanie pracowników i zleceniobiorców do ubezpieczenia społecznego. Kontrolę przeprowadzono w dniach: 27,30.07; 2,6,13.08.2018 r. W wystąpieniu z dnia 27.08.2018 r. wniesiono o określenie w regulaminie pracy: przypadków uzasadniających dokonywanie zmian w rozkładach czasu pracy pracowników w trakcie trwającego okresu rozliczeniowego oraz zasad dokonywania tych zmian, zgodnego z przepisem Kodeksu pracy terminu przekazania pracownikom rozkładu czasu pracy. Zalecenia zostały zrealizowane.
3. Badanie przeprowadzone w dniach od 02.07.2018 r. do 03.08.2018 r. przez pracowników Wydziału Audytu i Kontroli UM Katowice w obszarze funkcjonowania serwisu NaprawmyTo.pl w mieście Katowice. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02.10.2018 r. zarekomendowano rozważenie wprowadzenia propozycji zmian, które wpłynęłyby pozytywnie na obsługę strony serwisu. KZGM odniósł się do wydanych propozycji rozwiązań i poinformował o sposobie wykorzystania poszczególnych rekomendacji pismem do Koordynatora Projektów Społecznych UM Katowice z dnia 23.11.2018 r.
4. Audyt prowadzony w Urzędzie Miasta Katowice przez Ernst and Young Audyt Polska spółka z o.o. KZGM przekazał audytującym wymagane dokumenty. Brak informacji o przebiegu i zakończeniu kontroli.
5. Kontrola Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Katowice w dniu 22.10.2018 r. w związku z rozpatrywaniem przez Komisję skargi J. B. na działania Dyrektora KZGM. Dnia 25.10.2018 r. zapadła Uchwała nr LXI/1274/18 Rady Miasta Katowice, gdzie uznano skargę za bezzasadną.
6. Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń poaudytowych zadania audytowego nr 7/2017 przeprowadzone w dniach 10-19.10.2018 r. Czynności dotyczyły potwierdzenia wykonania przez audytowane jednostki, w tym KZGM w Katowicach zaleceń po przeprowadzonym audycie pn. „Gospodarka taborem samochodowym w wybranych jednostkach organizacyjnych miasta Katowice. Potwierdzono wykonanie zaleceń.
7. Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń poaudytowych zadania audytowego nr 3/2017 przeprowadzone w dniach 17 i 26.10.2018 r. Czynności miały na celu potwierdzenie wykonania zaleceń po przeprowadzonym audycie dot.: Przydziału lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym eksmisje wraz z uprawnieniami do lokalu socjalnego. Potwierdzono wykonanie zaleceń.
8. Kontrola zarządcza Wydziału Budynków i Dróg UM Katowice przeprowadzona w dniach 28.11.2018 r. do 20.12.2018 r. Wydane zalecenia zostały omówione na naradzie z Kierownikami EB dnia 5 marca 2019 r.
VII. Funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej oraz istotne działania zrealizowane w ramach doskonalenia systemu kontroli zarządczej w KZGM w Katowicach w II półroczu 2018 roku.
W II półroczu 2018 r. wydano ogółem 25 zarządzeń Dyrektora, z których zasadniczą część stanowiły aneksy zmieniające do istniejących już regulacji lub zarządzenia wydane na nowo celem uporządkowania określonych zagadnień.
