Audyty i kontrole

I. Wyniki kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w I półroczu 2018 roku przez Dział Organizacyjno-Kontrolny.

Liczba przeprowadzonych kontroli wewnętrznych: 29, w tym 2 kontrole pozaplanowe. Badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia, to:

1. Kontrola odzwierciedlenia stanu rzeczywistego przez zapisy w DOM 5 dot. sposobu ogrzewania lokali. W następstwie kontroli wydano zalecenia dotyczące m.in. skorygowania danych w zakresie oznaczenia sposobu ogrzewania lokali w s.i. DOM 5, uzupełnienia rejestru zgód w zakresie wykonania/niewykonania instalacji c.o.

2. Kontrola kas jeden raz w miesiącu - w ramach nadzoru nad ryzykiem „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - wykonano 24 kontrole, nieprawidłowości nie stwierdzono, nie wydano zaleceń pokontrolnych.

3. Kontrola z zakresu dyscypliny wykorzystania urlopów zaległych za rok 2017 w roku 2018 – w związku ze zidentyfikowaniem osób, które nie wykorzystały urlopu, zgodnie z ustaleniami przyjętymi w Regulaminie Pracy – polecono im wykorzystanie zaległych urlopów niezwłocznie.

4. Kontrola stosowania i weryfikacja aktualności wybranych ustaleń z Narad Dyrektorów oraz narad pionu DE, o charakterze stałych zasad postępowania – kontynuacja zadania z lat 2016-2017 - Zalecenia zrealizowano. 

II. Wyniki pozaplanowych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w I półroczu 2018 roku przez Dział Organizacyjno-Kontrolny.

Liczba prowadzonych pozaplanowych kontroli wewnętrznych: 2, wszystkie zakończone. Badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia, to:

1. Kontrola okoliczności bezumownego podpięcia wymiennikowni w budynku przy ul. Wandy  do obwodu TAURON. Zaleceń nie wydano. Podpisano umowę odrębną dla wymiennikowni przy ul. Wandy.

2. Kontrola stopnia przygotowania KZGM do wymagań ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). W toku kontroli nie stwierdzono w KZGM rażących niezgodności w zakresie ochrony danych osobowych z wymaganiami RODO. Zainicjowano działania dostosowawcze do RODO, które w znacznej części zostały zrealizowane, częściowo są dalej kontynuowane. W związku ze stwierdzonymi uchybieniami wydano zalecenia pokontrolne.

III. Wyniki instytucjonalnych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w I półroczu 2018 roku przez pozostałe wyspecjalizowane służby KZGM w Katowicach.

Służby realizujące kontrole oraz badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia:

1. Dział Informatyki – w I półroczu br. przeprowadzono kontrolę uprawnień do systemów informatycznych oraz kontrolę poprawności kopii zapasowych: liczba weryfikacji kopii zapasowych ogółem: 16, w tym pozytywnie zweryfikowano 15, w jednym przypadku weryfikacja została zakończona negatywnie.

2. Administrator Bezpieczeństwa Informacji – w I półroczu br. nie przeprowadzono żadnych kontroli.

3. Specjalista ds. BHP (NH) - w I półroczu 2018 r. zostały przeprowadzone wyrywkowe kontrole w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego w KZGM. Ewentualne wydane po kontroli zalecenia były realizowane na bieżąco.

IV. Wyniki audytów wewnętrznych prowadzonych przez audytora wewnętrznego w I półroczu 2018 roku.

W I półroczu 2018 r. prowadzono następujące zadania audytowe:

Zadanie audytowe nr I AW/02/II/2017/2018 dot. należytego monitoringu spraw w zakresie pozostałych należności na lokalach odzyskanych z tytułu wcześniejszego ich użytkowania / konto śmieciowe, wolnostoje, wykupy, budynki wyburzone i przekazane właścicielom / oraz połączony z tym zadaniem obszar, sprawdzenie nadzoru prawnego nad działalnością KZGM- opiniowanie spraw, umów, wsparcie prawne pracowników, uczestniczenie RP w toczących się rozprawach- zakończono.

2. Zadanie audytowe nr II AW/01/I/2018 – w trakcie realizacji.

Temat audytu:

• przestrzeganie procedur windykacyjnych należności z tytułu użytkowania lokali mieszkalnych i użytkowych w zakresie zalecanego rozpoczynania procedury windykacyjnej zgodnie z zapisami w zarządzeniu,

• bieżąca windykacja w systemie DOM 5,

• wywiązywanie się z umów ratalnych,

• terminowość i systematyczność prowadzonych sprawach na poszczególnych etapach postępowań,

• rzetelność odzyskiwanie lokali mieszkalnych i użytkowych (brak wyroków eksmisyjnych).

V. Wyniki kontroli właścicielskich przeprowadzonych w imieniu miasta Katowice przez personel KZGM we wspólnotach mieszkaniowych z udziałem miasta Katowice w I półroczu 2018 roku.

W planie kontroli na rok bieżący ujęto 15 zadań. W I półroczu przeprowadzono 8 kontroli zarządów wspólnot mieszkaniowych, w tym 7 wynikających z planu, 1- kontrola pozaplanowa. Podobnie jak we wcześniejszych okresach, celem działań kontrolnych było wykrywanie wszelkich nieprawidłowości w funkcjonowaniu zarządów i zarządców wspólnot mieszkaniowych oraz źródeł ich powstawania, jak również badanie zgodności działania zarządów wspólnot z obowiązującym prawem.

W następstwie 6-u zakończonych kontroli wydane zostały 2 zalecenia, a dotyczyły one sporządzenia aneksu do regulaminu rozliczania wody
 i kanalizacji oraz zawarcia umowy o zarządzanie nieruchomością wspólną. 

VI. Wyniki kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w KZGM w Katowicach w I półroczu 2018 roku.

W I półroczu 2018 r. przeprowadzono następujące kontrole zewnętrzne:

1. Na przełomie marca/kwietnia br. została przeprowadzona kontrola Inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, w trakcie której sprawdzono realizację uprzednich decyzji i wystąpień organów PIP oraz wniosków, zaleceń i decyzji organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy. Ponadto kontroli poddano wybrane zagadnienia z zakresu prawa pracy. W czasie kontroli wydano 6 decyzji ustnych, zgodnie z załączonym do protokołu wykazem. W protokole odnotowano, iż wszystkie decyzje zostały zrealizowane.

2. 16 kwietnia br. firma Ernst & Young rozpoczęła Audyt, w ramach prowadzonego Audytu miasta Katowice. Do tutejszej jednostki nie wpłynęły ustalenia, ani inne informacje dot. przebiegu Audytu.

3. W dniach 04.06.2018 r. do 11.06.2018 r. w KZGM przeprowadzona została przez pracowników Wydziału Audytu i Kontroli UM Katowice doraźna kontrola w zakresie weryfikacji zaległości czynszowej na lokalu mieszkalnym  w Katowicach. Wydano 3 polecenia dot. 
   a. stworzenia mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka, w szczególności w zakresie nie dopuszczenia do przedawnienia należności,

   b. rzetelnego ustalania należności czynszowych bądź wynikających z bezumownego korzystania z lokalu mieszkalnego biorąc pod uwagę składane oświadczenia przez lokatorów,

   c. rozważenia możliwości weryfikacji Zarządzenia wewnętrznego DN/33/2014 w sprawie rachunkowości oraz zakładowego planu kont w zakresie zgodności zapisów w księgach rachunkowych z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi.