Audyty i kontrole

Kontrole zewnętrzne:

1. W okresie od 3 lutego do 31 marca br. Wydział Audytu i Kontroli UM przeprowadził zadanie audytowe pn. „Świadczenie usług ochrony osób i mienia w jednostkach budżetowych miasta.”. W odniesieniu do zaleceń poaudytowych – KZGM wzmocnił nadzór (poprzez kontrole) nad pracami realizowanymi przez Wykonawcę w zakresie obowiązku aktualizacji listy pracowników świadczących usługę ochrony i konieczności przeszkolenia nowych pracowników w zakresie lokalizacji wszelkich wyłączników głównych oraz instrukcji działania w sytuacjach awaryjnych.

2. W dniach od 18.05.2020 do 03.06.2020 r. zespół kontrolujący z ramienia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego (IZ RPO WSL) przeprowadził kontrolę projektu pn. „Usunięcie i utylizacja elementów zawierających azbest z budynku mieszkalnego przy ul. Francuskiej 80 w Katowicach”. Zbadano m.in. zgodność realizacji rzeczowej projektu z wnioskiem o dofinansowanie, wnioskiem o płatność i umową o dofinansowanie projektu. Nie stwierdzono uchybień, nie wydano zaleceń pokontrolnych.

3. Z dniem 17 marca biegły rewident z ramienia firmy audytorskiej: Grupa Gumułka – Audyt Sp z o.o. Sp. k. z siedzibą w Katowicach rozpoczął badanie rocznego sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień 31 grudnia 2019 r. W sprawozdaniu z dnia 15 czerwca br. nie zamieszczono uwag do badanego sprawozdania.

4. W okresie od 1 kwietnia do 8 czerwca 2020 r. Wydział Audytu i Kontroli UM Katowice przeprowadził w tutejszej jednostce zadanie audytowe pn. Realizacja projektu „Mieszkanie za remont”. Zespół Audytorów nie wydał zaleceń w zakresie realizacji programu w stosunku do KZGM w Katowicach.

5. Kontrola przeprowadzona zdalnie przez Inspektora Pracy Państwowej Inspekcji Pracy w dniach 9,16.07 2020 r. W czasie kontroli sprawdzono realizację poprzednich decyzji i wystąpień organów PIP
   oraz zaleceń i decyzji organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy, ponadto skontrolowano wybrane dokumenty z akt osobowych losowo wybranych pracowników. Nie wydano zaleceń pokontrolnych.

6. Zadanie audytowe pn. Gospodarowanie zasobem lokali użytkowych przeprowadzone przez Wydział Audytu i Kontroli w okresie od 10.08- 26.10.2020 r. Zakres kontroli obejmował WBiD UM Katowice
   oraz KZGM. Nie wydano zaleceń dla tutejszej jednostki.

7. Audyt przeprowadzony przez Grupę Gumułka w dniu 13.10.2020 r. dotyczył wstępnego badania sprawozdania finansowego za rok 2020. KZGM nie otrzymał informacji w zakresie zaleceń.

8. Kontrola przeprowadzona w dniach 01.10-28.10. 2020 r. przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach dot. procedury zawarcia umowy na zamówienie publiczne dla zadania objętego Projektem, dla której stosuje się przepisy PZP. Kontrola obejmowała umowę
   na wykonanie robót budowlanych pn. „Termomodernizacja wraz z likwidacją niskiej emisji budynku mieszkalnego wielorodzinnego przy ul. Stanisławy Olchawy 3-5 w Katowicach”. W informacji pokontrolnej z dnia 28.10.2020 r. przekazano wynik kontroli z nieistotnymi zastrzeżeniami.

9. Kontrola zarządcza instytucjonalna przeprowadzona przez Wydział Budynków i Dróg UM Katowice
   w dniach 03.122020 do 08.01.2021 r. Zakres kontroli obejmował: dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych w EB-2 i EB-4, wydatki (5% planu), inwestycje i remonty – typowanie budynków do remontu, dokumentacja kosztorysowa, windykacja- obsługa i nadzór prawny, naliczanie opłat śmieciowych. Protokół pokontrolny nie wpłynął jeszcze do KZGM.

   Kontrole wewnętrzne przeprowadzone przez Dział Organizacyjno-Kontrolny

10. Stosowanie wymaganych mechanizmów kontrolnych dotyczących ryzyka „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - przeprowadzono ogółem 48 kontroli kas. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.
11. Kontrola z zakresu dyscypliny pracy – występowanie nie wykorzystanego urlopu za 2019 rok. Kontrola objęła: stopień wykorzystania urlopu za 2019 r. W trakcie tej kontroli zidentyfikowano 3 przypadki nie wykorzystanych urlopów z 2019 r. Wszystkie te osoby, zgodnie z zaleceniem pokontrolnym wykorzystały zaległy urlop we wrześniu 2020 r. lub po powrocie z długotrwałego l-4.
12. Kontrola udzielania odpowiedzi na korespondencję przychodzącą przez pracownika.  Podczas kontroli zidentyfikowano przypadki nie udzielenia odpowiedzi w terminie przez jednego z pracowników. Dyrektor zobowiązał Kierownika komórki organizacyjnej do cyklicznego sprawdzania terminowości odpowiedzi, a także wyznaczył innego pracownika  do sprawdzania, czy dana osoba nie ma opóźnień w udzielaniu odpowiedzi na pisma.
13. Kontrola zgodności danych dot. nieruchomości w module Zasoby s.i. DOM 5 z ewidencją środków trwałych –  Podczas kontroli przeanalizowano łącznie 2 522 pozycje środków trwałych, w odniesieniu do zapisów w ewidencji zasobowej. Wydano zalecenia wyjaśnienia powstałych różnic w zapisach przez Dział Księgowości Głównej oraz Dział Ewidencji Nieruchomości Budynkowych, Gruntowych i Infrastruktury.
14.  Kontrola przestrzegania wewnętrznych przepisów KZGM dotyczących nadzoru nad placami zabaw – Kontrolę zakończono, stwierdzono drobne nieprawidłowości w zakresie terminowości i regularności kontroli placów zabaw, co spowodowane było sytuacją pandemiczną w kraju.

Kontrole przeprowadzone przez pozostałe służby KZGM:

-Dział Informatyki –  przeprowadzono kontrolę uprawnień do systemów informatycznych  oraz kontrolę poprawności kopii zapasowych. 

 Inspektor Ochrony Danych – W II półroczu 2020 r. w zakresie ochrony danych osobowych prowadzony był audyt o temacie: Bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych podczas wykonywania pracy zdalnej. Audyt rozpoczęto w grudniu 2020 r. 

Specjalista ds. BHP – w 2020 r. przez Specjalistę ds. BHP zostały przeprowadzone wyrywkowe kontrole w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego w KZGM. Ewentualne wydane po kontroli zalecenia były realizowane na bieżąco. Z uwagi na obecną sytuację epidemiologiczną, kontrole były ograniczone i sprowadzały się do niezbędnych działań.

 Audyty przeprowadzone w 2020 r przez Audytora Wewnętrznego : 

1. Audyt sprawdzający z zakresu: analiza Konta „Pozostałej sprzedaży” - w zakresie przestrzegania procedury windykacyjnej i dochodzenia należności z tego tytułu. Analiza wszystkich umów ratalnych pod kątem ich realizacji / konta aktywne nie aktywne – lokale mieszkalne i użytkowe.
2. Audyt sprawdzający z zakresu: Należytego monitoringu spraw w zakresie pozostałych należności na lokalach odzyskanych z tytułu wcześniejszego ich użytkowania / konto nieaktywne, wolnostoje, wykupy, budynki wyburzone i przekazane właścicielom / oraz połączony z tym zadaniem obszar, sprawdzenie nadzoru prawnego nad działalnością KZGM - opiniowanie spraw, umów, wsparcie prawne pracowników.
3. Audyt w zakresie należytego monitoringu spraw w zakresie dochodzenia należności z tytułu rozliczenia opłat niezależnych na lokalach odzyskanych z tytułu wcześniejszego ich użytkowania/konto śmieciowe, wolnostoje, wykupy. 
4. Audyt dot. przestrzegania procedur windykacyjnych należności z tytułu użytkowania lokali mieszkalnych i użytkowych w zakresie terminowego rozpoczynania procedury windykacyjnej zgodnie z zapisami zarządzenia oraz bieżącą windykację w s.i. DOM 5. 
5. Audyt w zakresie lokali mieszkalnych i użytkowych „do wyjaśnienia”.     Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.