Wyniki kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w KZGM w Katowicach w II półroczu 2015 roku.
W ww. okresie w KZGM prowadzono 1 kontrolę zewnętrzną.
- Wydział Budynków i Dróg Urzędu Miasta Katowice - w dniach 16.11. – 16.12.2015 r. przeprowadził planową kontrolę zarządczą, obejmującą wydatki i dochody za okres 01.01.2015 r. do 31.10.2015 r. oraz następujące zagadnienia: windykacja należności, inwestycje i remonty, gospodarka komunalna oraz ewidencja nieruchomości budynkowych, gruntowych i infrastruktury. Do dnia 26.01.2016 r. zalecenia pokontrolne do KZGM nie wpłynęły.
Wyniki kontroli wewnętrznych.
- Wyniki planowych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w II półroczu 2015 roku przez Dział Organizacyjny i Kontroli Wewnętrznej.
Liczba prowadzonych planowych kontroli wewnętrznych: 26, w tym 24 kontrole kas (23 zakończono, 1 – w toku).
Zbadane w toku kontroli planowych obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia, to:
- stosowanie wymaganych mechanizmów kontrolnych dotyczących ryzyka „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - przeprowadzono ogółem 24 kontrole kas. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości;
- ocena skuteczności realizacji wybranych zaleceń pokontrolnych po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w KZGM w Katowicach od 16.06.2014r. do 19.09.2014r. przez pracowników Wydziału Audytu i Kontroli UM Katowice
oraz stosowania wybranych mechanizmów kontrolnych dla ryzyka nr 14 z Katalogu ryzyk `2014 o bardzo wysokim poziomie istotności „Niewłaściwe i nieterminowe rozliczenia realizacji remontów i inwestycji lub poszczególnych jej etapów
z podpisanymi umowami”, ustanowionych w następstwie ww. kontroli UM Katowice (NK.0811.49.2015.AS) – kontrolę rozpoczęto w grudniu 2015r., obecnie w toku realizacji;
- monitoring realizacji poleceń będących następstwem Narad Dyrektorów za okres XI-2014 – XI-2015. Po omówieniu ustaleń z tej kontroli na Naradzie Dyrektorów w dniu11.01.2016 r. wydano 2 polecenia, które są w trakcie realizacji.
Ogółem liczba wydanych zaleceń pokontrolnych: 2, w toku realizacji: 2.
- Wyniki pozaplanowych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w II półroczu 2015 roku przez personel Działu Organizacyjnego i Kontroli Wewnętrznej.
Liczba prowadzonych pozaplanowych kontroli wewnętrznych: 7, wszystkie zakończono. Badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia, to:
- Kontrola wybranych budynków pod kątem wysokich opłat za prąd na klatkach schodowych oraz kontroli skuteczności dotychczas podejmowanych działań mających na celu ograniczenie tych kosztów (NK.0811.28.2015.AS; wydano 1 zalecenie: powtórzyć kontrolę w 2016 roku);
- Kontrola doraźna dot. rzetelności w utrzymywaniu aktualnych i spójnych danych
o budynkach / lokalach w s.i. DOM 5 w EB-4, na przykładzie wybranych budynków
po remontach kapitalnych(NK.0811.33.2015.AS). Wydano 1 zalecenie (omówienia wyników kontroli i poczynionych tu spostrzeżeń naradzie); wykonano;
- Kontrola wykonawstwa prac (NK.0811.38.2015.AS. Wydano 1 zalecenie (naliczenia kar umownych wykonawcy za korzystanie przez niego z nie zgłoszonych podwykonawców robót); wykonano;
- Kontrola doraźna dot. archiwizacji oryginałów umów dotyczących robót remontowych zawieranych z Wykonawcami wyłonionymi w postępowaniu poza ustawą Pzp. (NK.0811.43.2015.AS). Do dnia 15.01.2016r. poleceń pokontrolnych nie wydano. Wyniki kontroli są dyskutowane w gronie zainteresowanych służb, pod kątem ustalenia docelowych zasad obiegu umów na roboty i dokumentów z nimi związanych;
- Kontrola istnienia zapisów wynikających z zarządzenia DN/06/2015 (Regularne Kontrole przez Oględziny, Kontrola Funkcjonalna i Kontrola Podstawowa –Elementy małej architektury PLACE ZABAW) (NK.0811.48.2015.RF). Wydano 2 polecenia, które zostały wykonane;
- Kontrola doraźna dot. przygotowania dokumentacji do przetargu na utrzymanie terenów zew. i wew. w rejonie EB-5 (NK.0811.51.2015.JS). Nie wydano zaleceń pokontrolnych.
- Rekontrola dot. wdrożenia ustaleń poinwentaryzacyjnych po inwentaryzacjach prowadzonych w IV kw. 2012 r. w siedzibach EB-ów nr 1,3 i 6 (NK.0811.56.2015.AS). W wyniku przeprowadzonej rekontroli wdrożenia ustaleń poinwentaryzacyjnych ustalono, że kilka ze spraw pozostaje wciąż nie zakończonych (większość z nich dotyczy zawarcia umów dzierżawy z użytkownikami garaży w rejonie EB-1). Do dnia 15.01.2016r. poleceń pokontrolnych nie wydano. Wyniki tej kontroli są obecnie analizowane przez zastępców Dyrektora KZGM.
Ogółem liczba wydanych zaleceń pokontrolnych: 5, z czego dotąd zrealizowano 4.
- Wyniki instytucjonalnych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w II półroczu 2015 roku przez pozostałe wyspecjalizowane służby KZGM w Katowicach.
Służby realizujące kontrole oraz badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia:
- Dział Informatyki – w II półroczu 2015 r., w związku z trwającą wymianą systemu operacyjnego Windows XP (nie wspieranego już przez producenta) i podłączaniem pozostałych użytkowników do domeny KZGM zaniechano kontroli zmiany haseł (zmiana haseł jest obecnie wymuszana przez polityki bezpieczeństwa domeny Windows). W związku z tym, że wprowadzone polityki bezpieczeństwa wymagają podniesienia uprawnień użytkownika w celu instalacji oprogramowania mogącego mieć wpływ na działanie systemu operacyjnego stanowiska użytkownika, nie jest możliwa instalacja oprogramowania samodzielnie przez użytkownika nie posiadającego uprawnień administracyjnych, tym samym nie było już konieczności przeprowadzania kontroli instalacji oprogramowania. Prowadzono natomiast kontrole poprawności kopii zapasowych (w roku 2015 liczba weryfikacji kopii zapasowych ogółem: 210, weryfikacje zakończone pozytywnie: 204, weryfikacje zakończone negatywnie: 6 (negatywny wynik tworzenia kopii zapasowej był najprawdopodobniej wynikiem błędu transmisji sieciowej w czasie tworzenia pliku backupu).
- Administrator Bezpieczeństwa Informacji – w II półroczu 2015 r. przeprowadził 2 kontrole z zakresu przestrzegania Polityki Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych. Nie wydano zaleceń pokontrolnych;
- Dział Spraw Pracowniczych i Administracyjnych – w II półroczu 2015 roku przeprowadził 2 kontrolez zakresu dyscypliny pracy. Przedmiotem kontroli były indywidualne karty obecności i czasu pracy pracowników oraz potwierdzanie przez pracowników rozpoczęcia pracy i jej zakończenia. W trakcie kontroli pouczono pracowników w związku z zauważonymi drobnymi uchybieniami. Nieprawidłowości nie stwierdzono;
- Specjalista ds. BHP – w II półroczu 2015 r. w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy były przeprowadzane wielokrotnie kontrole wyrywkowe. Ewentualne zalecenia były realizowane na bieżąco. Pełna kontrola wraz z protokołami i zaleceniami jest planowana w pierwszej części 2016 roku.
odp. za treść: Jacek Stawowy
