Audyty i kontrole

Informacja o wynikach kontroli zewnętrznych i wewnętrznych w KZGM w Katowicach w 2016 roku

1. Wyniki kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w KZGM w Katowicach w 2016r.
W ww. okresie w KZGM prowadzono 2 kontrole zewnętrzne.

• Państwowa Inspekcja Pracy – kontrola w zakresie prawa ochrony pracy, w tym BHP (od 28.10.2016r. – 29.12.2016r.). Wydano trzy ustne decyzje dotyczące spraw porządkowych w pomieszczeniach warsztatowych w jednym z Oddziałów Eksploatacji Budynków, które zostały zrealizowane jeszcze w trakcie trwania kontroli.
• Wydział Budynków i Dróg Urzędu Miasta Katowice - kontrola zarządza instytucjonalna obejmująca okres od 01.01.2016r. do 31.10.2016r., dotycząca dochodów z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych w EB-5 i EB-6, wydatków, zadań jednostki związanych m.in. z inwestycjami i remontami, informacją i komunikacją, windykacją należności, zamówieniami publicznymi i polityką lokalową. Do dnia 18.01.2017 r. zalecenia pokontrolne do KZGM nie wpłynęły.

2. Wyniki planowych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez Dział Organizacyjny i Kontroli Wewnętrznej.

W pierwszym półroczu 2016r. liczba prowadzonych planowych kontroli wewnętrznych: 27. Badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia, to:

• Kontrola wybranych budynków pod kątem wysokich opłat za energię elektryczną – ocena skuteczności dotychczasowych działań (kontynuacja tematu kontrolnego z 2014 i 2015 r.). Kontrola wykazała, że działania EB-ów polecające na montażu ograniczników mocy, automatów czasowych czy wymiana oświetlenia na LED-owe sukcesywnie przyczyniają się do zmniejszenia zużycia energii elektrycznej. Jej wyniki zostały omówione na naradzie z kierownikami Oddziałów Eksploatacji Budynków. Zaleceń pokontrolnych nie wydano.
•  Wdrożenie i stosowanie Zarządzenia DN/28/2015 z dnia 03.09.2015r. w sprawie wprowadzenia do stosowania "Instrukcji postępowania w sprawie odnowienia przez użytkownika lokalu, dokonania obciążających go napraw i zwrotu równowartości za zużycie elementów wyposażenia technicznego po zakończeniu najmu i opróżnieniu lokalu mieszkalnego” - w wybranych Oddziałach Eksploatacji Budynków. W następstwie kontroli wydano 3 zalecenia pokontrolne do bieżącej realizacji, dotyczące: dokumentowania notatkami podpisanymi przez kierowników Oddziałów Eksploatacji Budynków przypadków odstępstw od naliczeń z tytułu obciążenia za zużycie elementów wyposażenia po zakończonym najmie lokalu, starannego wypełniania protokołów zdawczo-odbiorczych oraz przypomnienia pracownikom Oddziałów Eksploatacji Budynków zakresu stosowania instrukcji (dotyczy też lokali socjalnych).
• Kontrola kas jeden raz w miesiącu - w ramach nadzoru nad ryzykiem „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - wykonano 24 kontrole, nieprawidłowości nie stwierdzono, nie wydano zaleceń pokontrolnych. 

W drugim półroczu 2016r. liczba prowadzonych planowych kontroli wewnętrznych: 27. Badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia, to:

• Stosowanie wymaganych mechanizmów kontrolnych dotyczących ryzyka „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - przeprowadzono ogółem 24 kontrole kas. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości i nie wydano zaleceń pokontrolnych.
• Zasady nadzoru nad realizacją zaleceń kontrolnych wydawanych w następstwie zewnętrznych kontroli nieruchomości realizowanych przez Sanepid oraz służby ochrony zabytków (nie rejestrowanych w Dyrekcji KZGM w Katowicach). Zaleceń pokontrolnych nie wydano.
•  Kontrola stosowania i weryfikacja aktualności wybranych ustaleń z Narad Dyrektorów oraz narad kierowników pionu DE, o charakterze stałych zasad postępowania. Zaleceń pokontrolnych nie wydano. Wyniki kontroli będą wykorzystane do zaktualizowania rejestru ustaleń z narad, a ten – będzie służył celom szkoleniowym. Ustalono, że kontrole z tego zakresu będą kontynuowane.
• Kontrola dotycząca zarządzania zasobami najstarszych budynków komunalnych przez KZGM w Katowicach. Kontrola zakończona z początkiem stycznia br. Zaleceń na razie nie wydano; wyniki kontroli są analizowane.

3. Wyniki pozaplanowych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez Dział Organizacyjny i Kontroli Wewnętrznej.
W pierwszym półroczu 2016r. liczba prowadzonych pozaplanowych kontroli wewnętrznych: 3. Badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia, to:

• Kontrola zasadności polityki utrzymywania własnego sprzętu kopiującego, drukującego, skanującego oraz serwisu i dzierżawy wielofunkcyjnych urządzeń – drukujących, kopiujących, skanujących. Zaleceń pokontrolnych nie wydano.
• Kontrola trybu postępowania w sprawie usunięcia butli propan-butan z lokalu mieszkalnego. Zaleceń pokontrolnych nie wydano.
• Kontrola usunięcia uchybień zidentyfikowanych w trakcie kontroli zarządczej instytucjonalnej, przeprowadzonej w roku 2015 przez Wydział Budynków i Dróg Urzędu Miasta Katowice. Zaleceń pokontrolnych nie wydano.

W drugim półroczu 2016r. liczba prowadzonych pozaplanowych kontroli wewnętrznych: 6. Badane obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia, to:

• Kontrola prawidłowości naliczania opłaty czynszowej dla lokalu użytkowego garaż przy ul. Sienkiewicza 16 w Katowicach (NK.0811.29.2016.MP). Wydano 4 zalecenia: ustalić należny VAT i obciążyć pracownika odpowiedzialnego za przeoczenie oraz dopilnować uregulowania należności i ustalić, czy pracownicy potrafią stosować „przypominarkę” w s.i. DOM5). 3 zalecenia wykonano, 1 okazało się zbędne.
• Analiza wybranych budynków pod kątem wysokich opłat za prąd na klatkach schodowych oraz kontroli skuteczności dotychczas podejmowanych działań mających na celu ograniczenie tych kosztów – kontynuacja z roku 2015r. (NK.0811.30.2016.AS). Wydano 2 zalecenia: sprawdzenie, czy lampa uliczna przy Kochanowskiego 14 powinna być podłączona do obwodu budynku oraz omówienie wyników kontroli i poczynionych tu spostrzeżeń naradzie. Zalecenia wykonano.
•  Kontrola sprawowania zarządu nieruchomością budynkową położoną w Katowicach przy ul. Pod Kasztanami 33-34-34A przez EB-2 (NK.0811.31.2016.MP). Wydano 2 zalecenia: nadzór nad eksmisją z lokalu użytkowego i nadzór nad poprawą danych w KOB-ach. Zalecenia wykonano.
• Nadzór nad remontem jednego z l.m. w rejonie EB-5 (NK.0811.36.2016.JS). Zaleceń nie wydano.
• Kontrola istnienia zapisów wynikających z zarządzenia DN/06/2015 (Regularne Kontrole przez Oględziny, Kontrola Funkcjonalna i Kontrola Podstawowa –Elementy małej architektury PLACE ZABAW) (NK.0811.50.2016.RF). Wydano 1 polecenie – przygotowanie zaleceń dla Dyrektor Przedszkola przy ul. Granicznej 42 w Katowicach. Zalecenia te dotyczyły uzupełnienia dokumentacji dotyczącej okresowych kontroli placu zabaw i dostarczenia jej kopii do KZGM. Zalecenia te zostały przez Przedszkole zrealizowane.
• Prawidłowość działań związanych z przejęciem dwóch lokali użytkowych w Katowicach przy ul. Obrońców Westerplatte 32 po zakończonym najmie oraz z wystosowaniem do WBiD Kart wolnych lokali (NK.0811.56.2016.AS). Wydano 4 polecenia: ścisłe stosowanie się do zapisów umowy najmu w zakresie egzekwowania zobowiązań najemcy/użytkownika co do stanu zwracanego lokalu (tj.: usunięcie ruchomości z lokalu, posprzątanie lokalu, przekazanie kluczy wynajmującemu oraz - w przypadku lokali użytkowych - demontaż reklam zamontowanych na nieruchomościach), w przypadku odebrania lokalu w stanie nieuprzątniętym odnotowywanie tego faktu w protokole zdawczo-odbiorczym, obciążanie byłego najemcy / użytkownika kosztami ewentualnego zlecenia posprzątania lokalu przez KZGM, dokumentowanie na zdjęciach stanu przejmowanych lokali po zakończonym najmie/użytkowaniu (lokal powinien być w stanie posprzątanym) i dołączanie ich do Karty lokalu. Polecenia te mają być realizowane na bieżąco.

4. Wyniki instytucjonalnych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez pozostałe wyspecjalizowane służby KZGM w Katowicach.

W pierwszym półroczu 2016r. badane były następujące obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia przez niżej wymienione służby:

•  Dział Spraw Pracowniczych i Administracyjnych – przeprowadzono 3 kontrole w zakresie przestrzegania dyscypliny pracy, prawidłowego rejestrowania ewidencji czasu pracy. Kontrole obejmowały w szczególności sprawdzenie poprawności zgodności działania
  z obowiązującymi przepisami, w tym z przepisami wewnętrznymi takich czynności, jak: prowadzenie list obecności i czasu pracy pracownika, ewidencjonowanie wyjść służbowych oraz wyjść prywatnych, ewidencji spóźnień pracowników, usunięcie nieprawidłowości ujawnionych w wyniku ostatniej kontroli, jak również sprawdzono dostęp pracowników kontrolowanych komórek organizacyjnych do Regulaminu pracy i Zarządzenia DN
  w sprawie ewidencji czasu pracy i godzin nadliczbowych. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły braku podpisu osoby prowadzącej indywidualne listy obecności i czasu pracy pracowników zatrudnionych w danej komórce organizacyjnej, braku potwierdzenia powrotu pracownika z „wyjścia służbowego”, braku wpisu daty oraz godziny odpracowania wyjścia prywatnego, nieprawidłowego odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Pozostałe punkty kontroli realizowano w komórkach organizacyjnych bez zastrzeżeń. W trakcie kontroli udzielono dodatkowych wyjaśnień i informacji oraz pouczono w temacie stwierdzonych nieprawidłowości. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości zostały usunięte.

• Dział Informatyki – przeprowadzono kontrolę uprawnień do systemów informatycznych (zmieniono uprawnień ogółem: 111, uprawnień nowych nadano: 12, uprawnień zmodyfikowano: 96, uprawnień wycofano: 3) oraz kontrolę poprawności kopii zapasowych: liczba weryfikacji kopii zapasowych ogółem: 72, weryfikacje zakończone pozytywnie: 70, weryfikacje zakończone negatywnie: 2; negatywny wynik tworzenia kopii zapasowej był najprawdopodobniej wynikiem błędu transmisji sieciowej w czasie tworzenia pliku backupu.

• Administrator Bezpieczeństwa Informacji – przeprowadzono 3 kontrole przestrzegania Polityki Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych:
• kontrola ewidencji pobierania i zdawania kluczy do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe,
• kontrola dostępu do przetwarzania danych osobowych, tj.:
   - zgłoszenia do pracy przy przetwarzaniu,
   - likwidacja uprawnień do pracy przy przetwarzaniu,
   - oświadczenia pracowników o znajomości ustawy o ochronie danych osobowych oraz Polityki bezpieczeństwa ochrony danych osobowych obowiązującej w Zakładzie,
   - aktualności ewidencji osób upoważnionych do pracy przy przetwarzaniu,
• kontrola pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe;
  W trakcie kontroli wydano 6 bieżących zaleceń, które zostały zrealizowane.

• Specjalista ds. BHP (NH) – przeprowadzano wielokrotnie kontrole wyrywkowe w zakresie oceny warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego w obiektach KZGM. Stwierdzone nieprawidłowości i wydawane zalecenia były usuwane i realizowane na bieżąco w trakcie kontroli.

W drugim półroczu 2016r. badane były następujące obszary funkcjonowania KZGM i zagadnienia przez niżej wymienione służby:

• Dział Informatyki – w związku z tym, że zmiana haseł wymuszana jest przez polityki bezpieczeństwa domeny Windows, nie było już potrzeby kontroli zmiany haseł, a w związku z tym, że nie jest możliwa instalacja oprogramowania samodzielnie przez użytkownika nie posiadającego uprawnień administracyjnych, nie było już konieczności przeprowadzania kontroli instalacji oprogramowania. Prowadzono natomiast kontrole poprawności kopii zapasowych (w II półroczu roku 2016 liczba weryfikacji kopii zapasowych ogółem: 62, weryfikacje zakończone pozytywnie: 60, weryfikacje zakończone negatywnie: 2 (negatywny wynik tworzenia kopii zapasowej był najprawdopodobniej wynikiem błędu transmisji sieciowej w czasie tworzenia pliku).

• Administrator Bezpieczeństwa Informacji –zostały przeprowadzone następujące kontrole: Wykazu budynków, Wykazu zbiorów, w których przetwarzane są dane osobowe, Uprawnień dla pracowników do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczeń. W wyniku kontroli uaktualniono wykazy budynków, zbiorów w których są przetwarzane dane osobowe, rejestr uprawnień prowadzony przez ABI. Zaleceń nie wydano. Miało też miejsce naruszenie Polityki Ochrony Danych Osobowych przez pracowników EB-2 (dotyczy nieuprawnionego wejścia pracowników UM i EB-2 do pomieszczenia UM Katowice). W związku z przekazaniem do KZGM raportu dotyczącego nieuprawnionego wejścia pracowników UM Katowice oraz KZGM-u do jednego z pomieszczeń urzędu w rejonie EB-2, na naradzie z kadrą kierowniczą Oddziałów Eksploatacji Budynków KZGM w dniu 16.11.2016 r. ustalono, że każda potrzeba wejścia pracowników Wydziału Informatyki do pomieszczeń należących do UM Katowice, w których istnieje zarządzana przez nich infrastruktura IT, a w których nie pracują osoby zatrudnione w Urzędzie wymaga kontaktu z naczelnikiem Wydziału Administracyjnego lub z osobą przez niego wskazaną, niedopuszczalne jest udostępnianie osobom nieuprawnionym, włącznie z pracownikami Urzędu, pomieszczeń Urzędu przez pracowników KZGM. Pracownicy KZGM mają w takich przypadkach obowiązek odsyłania do odpowiednich służb Urzędu, tj. pracowników Wydziału Administracyjnego, chyba, że posiadają ważny wykaz osób uprawnionych do dostępu i zweryfikują tożsamość pracownika.

• Dział Spraw Pracowniczych i Administracyjnych – przeprowadzono jedną kontrolę z zakresu dyscypliny pracy (analizę spóźnień). W następstwie tej analizy i rozmów Dyrektora KZGM z kierownikami komórek organizacyjnych, w których miało miejsce najwięcej spóźnień, dyscyplina pracy w ww. zakresie uległa zdecydowanej poprawie.

•  Specjalista ds. BHP – zostały przeprowadzone kontrole w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego we wszystkich komórkach organizacyjnych KZGM. Obejmowały one ocenę pomieszczeń pracy, stanowisk pracy, utrzymania czystości, instalacji oświetleniowej i elektrycznej, instalacji wodno-kanalizacyjnej i sanitarnej, apteczek pierwszej pomocy, istnienie instrukcji bhp na stanowiskach pracy, ocenę dróg komunikacyjnych i ewakuacyjnych, ochrony przeciwpożarowej oraz wyrywkowe sprawdzenie umiejętności posługiwania się podręcznym sprzętem gaśniczym i postępowania na wypadek pożaru. Wydawane zalecenia zostały zrealizowane.