RODO

Kto jest administratorem danych osób?

Administratorem danych osobowych najemców oraz osób z nimi zamieszkujących jest Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Katowicach (KZGM) z siedzibą w Katowicach 40-126, ul. Grażyńskiego 5. E-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
KZGM wyznaczył Inspektora Ochrony Danych do kontaktu w sprawie przetwarzania danych pisemnie lub na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

W jakim celu i na jakiej podstawie będą przetwarzane dane osobowe?

Dane osobowe najemców oraz osób z nimi zamieszkujących są przetwarzane w następujących celach:

• zawarcia i realizacji umowy najmu,
• rozliczeń finansowo-księgowych, w tym korzystania z IOK (serwis Internetowej Obsługi Kontrahenta),
• archiwizacyjnych.

a także mogą być przetwarzane w celach:

• kontaktowych w sytuacjach dotyczących spraw lokalowych (telefonicznie, mailowo, pisemnie),
• związanych z eksploatacją budynku/lokalu, m.in. przekazanie danych teleadresowych serwisantom, osobom wykonującym przeglądy wymagane przepisami prawa, podmiotom usuwającym awarie, wykonującym remont w danym lokalu – celem ustalenia terminu naprawy/serwisu/przeglądu/remontu,
• przekazywania danych najemcy w postępowaniu windykacyjnym sądowi, komornikowi oraz do Krajowego Rejestru Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. – w sytuacji wystąpienia zadłużenia,
• przekazania ubezpieczycielowi danych identyfikacyjnych i teleadresowych najemcy (poszkodowanego i odpowiedzialnego za szkodę) – w sytuacji wystąpienia szkody.
  
  

Na podstawie jakich przepisów prawa pozyskujemy i przetwarzamy ww. dane?

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w oparciu o:

• ustawę o ochronie praw lokatorów mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, Kodeks cywilny, przepisy prawa podatkowego oraz ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO*),
• umowę najmu oraz do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy (w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b RODO*),
• zgodę - wyrażoną przez potwierdzającą ją czynność w postaci podania telefonu do kontaktu w sprawach lokalu (m.in. kontakt z serwisem oraz wykonawcami przeglądów/rozliczeń/remontów/awarii poza trybem opisanym w ogłoszeniu wywieszonym na klatce schodowej, e-maila - w celu prowadzenia korespondencji drogą elektroniczną, odrębna zgoda dotyczy umieszczenia imienia i nazwiska na domofonie oraz w przypadku adresu e-mail przy korzystaniu z IOK (w zw. z art. 6 ust. 1 lit. a RODO*),
• prawnie uzasadniony interes KZGM realizowany przez KZGM, tj. w szczególności dochodzenie roszczeń (w zw. z art. 6 ust. 1 lit. f RODO*).

Kto jest odbiorcą danych osobowych?

Odbiorcami danych są podmioty serwisujące na zlecenie KZGM systemy informatyczne oraz urządzenia wykorzystywane przy przetwarzaniu danych, a także podmioty świadczące usługi prawne i audytorskie oraz niszczące dokumentację papierową. Dane adresowe są udostępniane operatorom pocztowym (celem przesłania korespondencji). Odbiorcą może być także bank i inni pośrednicy finansowi przyjmujący wpłaty. Odbiorcami danych telekontaktowych są podmioty zajmujące się na zlecenie KZGM konserwacją i obsługą techniczną budynków i lokali, firmy wykonujące przeglądy: budowlane, przeglądy kominiarskie, przeglądy instalacji elektrycznych i gazowych, firmy zajmujące się utrzymaniem instalacji: centralnego ogrzewania, wody zimnej, centralnej ciepłej wody, gazowych, elektrycznych, teletechnicznych, domofonowych, czyszczeniem przewodów kominowych, firmy zajmujące się odczytem wodomierzy, odczytem podzielników ciepła i rozliczaniem kosztów dostawy ciepła oraz podmiotu usuwające awarie w budynku/lokalu lub dokonujące remontów. Dane adresowe najemcy są udostępniane operatorom pocztowym (celem przesłania ewentualnej korespondencji), ubezpieczycielom – w przypadku zgłoszenia i likwidacji szkody. Odbiorcą danych może być także Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (krd.pl)

Możemy również przekazywać dane osobowe m.in. sądom, komornikom i innym organom administracji publicznej, które otrzymują dane osobowe w ramach konkretnego postępowania, zgodnie z przepisami prawa.

Jak długo przetwarzamy dane osobowe najemców i osób z nimi zamieszkujących?

Dane osobowe w poszczególnych systemach będą przechowywane:

• przez okres niezbędny do zawarcia umowy najmu oraz jej wykonania,
• przez okres oraz w zakresie wymaganym ustawą o rachunkowości oraz przepisami prawa podatkowego (5 lat),
• przez okres ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń, do chwili przedawnienia wszystkich roszczeń, np. wynikających z umowy najmu - 3 lata, jeśli dłużnik podniósł zarzut przedawnienia roszczenia, w przypadku wyroków sądowych czas przetwarzania danych wydłuża się,
• przez okres przechowywania, wskazany w przyjętym w KZGM Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, do momentu wykupienia lokalu przez najemcę lub wyburzenia budynku – w odniesieniu do papierowej zbiorczej kartoteki lokalu przechowywanej w OEB,
• do czasu odwołania zgody, przyjęcia przez KZGM zgłoszonego sprzeciwu najemcy lub wniosku o usunięcie danych – w zakresie telefonu i e-maila do kontaktu.
  
  

Jakie prawa przysługują osobie, której dane są przetwarzane?

W odniesieniu do pozyskanych danych przysługują Państwu następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do swoich danych,
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• prawo do usunięcia danych osobowych (w określonych przypadkach, np. adresu e-mail, numeru telefonu),
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych (w określonych przypadkach),
• prawo do odwołania zgody na przetwarzanie danych do kontaktu,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych https://uodo.gov.pl/pl/p/dla-obywatela.

Każdorazowo KZGM dokonuje analizy praw osób na żądanie osoby, której dane dotyczą, i udziela jej odpowiedzi.

Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych w celu zawarcia umowy najmu jest dobrowolne, ale ich niepodanie skutkuje nie zawarciem umowy.

Pozostałe informacje

Dane osobowe nie będą przetwarzane w celu podejmowania zautomatyzowanej decyzji i nie będą przetwarzane w celu profilowania. Dane osobowe nie są przekazywane poza teren EOG.

* RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE