RODO

Kto jest administratorem danych?

Administratorem danych osobowych najemców lokali użytkowych oraz garaży jest Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Katowicach (KZGM) z siedzibą w Katowicach 40-126, ul. Grażyńskiego 5. E-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
KZGM wyznaczył Inspektora Ochrony Danych do kontaktu w sprawie przetwarzania danych pisemnie lub na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

W jakim celu i na jakiej podstawie będą przetwarzane dane osobowe?

Dane osobowe najemców oraz w przypadku aneksowania umowy – także dane współmałżonka, pełnoletnich dzieci, rodziców lub wspólników spółki cywilnej - są przetwarzane w następujących celach:

• zawarcia i realizacji umowy najmu, w tym prawidłowej identyfikacji osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej,
• rozliczeń finansowo-księgowych, w tym korzystania z serwisu Internetowej Obsługi Kontrahenta,
• kontaktowych w sytuacjach dotyczących spraw lokalowych (telefonicznych, mailowych),
• przesyłania faktur drogą elektroniczną,
• przekazania danych teleadresowych serwisantom oraz osobom wykonującym przeglądy wymagane przepisami prawa, odczyty mediów, usuwającym awarie, wykonującym remonty,
• przekazywania danych najemcy w postępowaniu windykacyjnym sądowi, komornikowi oraz do Krajowego Rejestru Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. – w sytuacji wystąpienia zadłużenia,
• udostępnienia informacji publicznej, ograniczonej prawem do prywatności oraz ustanowioną tajemnicą przedsiębiorstwa.

Na podstawie jakich przepisów prawa pozyskujemy i przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzanie podanych danych najemcy odbywa się w oparciu o:

• ustawę o gospodarce nieruchomościami, Kodeks cywilny, ustawę o dostępie do informacji publicznej (w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO*),
• umowę najmu oraz do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy (w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b RODO*), w związku z dokonywaniem płatności na rzecz KZGM za pośrednictwem banku lub instytucji płatniczych, jesteśmy w posiadaniu informacji o tym, kto, z jakiego konta i w jakiej instytucji dokonał zapłaty,
• zgodę wyrażoną przez potwierdzającą ją czynność w postaci podania telefonu do kontaktu w sprawach lokalu oraz e-maila w celu prowadzenia korespondencji i przesyłania faktur VAT drogą elektroniczną, a także w przypadku korzystania z IOK (w zw. z art. 6 ust. 1 lit. a RODO*),
• prawnie uzasadniony interes KZGM realizowany przez KZGM, tj. w szczególności dochodzenie roszczeń oraz udostępnianie danych do KRD BIG S.A., na podstawie ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (w zw. z art. 6 ust. 1 lit. f RODO*).

Kto jest odbiorcą danych osobowych?

W razie potrzeby potencjalnymi odbiorcami danych najemców mogą być podmioty serwisujące na zlecenie KZGM systemy informatyczne oraz urządzenia, wykorzystywane przy przetwarzaniu danych, a także podmioty świadczące usługi prawne i audytorskie oraz niszczące dokumentację papierową. W niektórych budynkach z lokalami użytkowymi agencje ochrony osób i mienia zabezpieczają wejścia do budynków, co oznacza, że będą przetwarzały na zlecenie KZGM dane osób przemieszczających się w danej lokalizacji. Odbiorcą danych może być także ubezpieczyciel budynku (w przypadku szkody) oraz Biuro Informacji Gospodarczej (w przypadku zadłużenia).

Odbiorcami danych telekontaktowych są podmioty zajmujące się na zlecenie KZGM konserwacją i obsługą techniczną budynków i lokali, firmy wykonujące przeglądy: budowlane, przeglądy kominiarskie, przeglądy instalacji elektrycznych i gazowych, firmy zajmujące się utrzymaniem instalacji: centralnego ogrzewania, wody zimnej, centralnej ciepłej wody, gazowych, elektrycznych, teletechnicznych, domofonowych, czyszczeniem przewodów kominowych, firmy zajmujące się odczytem wodomierzy, odczytem podzielników ciepła i rozliczaniem kosztów dostawy ciepła, a także podmiotu usuwające awarie oraz wykonujące remonty.

Dane adresowe najemcy są udostępniane operatorom pocztowym (celem przesłania ewentualnej korespondencji), podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej, które wystąpią do KZGM z żądaniem udostępnienia danych. 

Możemy również przekazywać dane osobowe m.in. sądom, komornikom i innym organom administracji publicznej, które otrzymują dane osobowe w ramach konkretnego postępowania, zgodnie z przepisami prawa.

Jak długo przetwarzamy dane osobowe najemców?

Dane osobowe najemców będą przechowywane:

• przez okres niezbędny do zawarcia umowy najmu oraz jej wykonania,
• przez okres oraz w zakresie wymaganym ustawą o rachunkowości oraz przepisami prawa podatkowego (5 lat),
• przez okres ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń, do chwili przedawnienia wszystkich roszczeń wynikających z umowy najmu (3 lata, nie dotyczy wyroków sądowych),
• do czasu odwołania zgody – w zakresie telefonu i e-maila.

Jakie prawa przysługują osobie, której dane są przetwarzane?

W odniesieniu do pozyskanych danych przysługują Państwu następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do swoich danych,
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• prawo do usunięcia danych osobowych (w określonych przypadkach, np. adresu e-mail, numeru telefonu),
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych (w określonych przypadkach),
• prawo do odwołania zgody na przetwarzanie danych do kontaktu,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych https://uodo.gov.pl/pl/p/dla-obywatela.

Każdorazowo KZGM dokonuje analizy praw osób na żądanie osoby, której dane dotyczą, i udziela jej odpowiedzi.

Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych w celu zawarcia umowy najmu jest dobrowolne, ale ich niepodanie skutkuje brakiem zawarcia umowy.

Pozostałe informacje

Dane osobowe nie będą przetwarzane w celu podejmowania zautomatyzowanej decyzji i nie będą przetwarzane w celu profilowania. Dane osobowe nie są przekazywane poza teren EOG.

* RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE