Kontrole zewnętrzne przeprowadzone w KZGM w Katowicach w 2023 r.:
1. Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny w Katowicach – dnia 25.04.br. przeprowadzono kontrolę warunków pracy wraz z oceną realizacji obowiązkowej, powszechnej akcji odszczurzania. Nie stwierdzono nieprawidłowości.
2. Grupa Gumułka - przeprowadzono badania sprawozdania finansowego KZGM w Katowicach. W sprawozdaniu z dnia 26.05.2023 r. stwierdzono, iż sprawozdanie finansowe przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki na dzień 31.12.2022 r. , jest zgodne z przepisami i sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych.
3. Wydział Budynków i Dróg Urzędu Miasta Katowice – kontrola zarządcza instytucjonalna obejmującą okres od I do XI 2023r. Kontrolą objęto:
-
dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych w EB-2 i EB-4,
-
wydatki (inwestycje i remonty),
-
polityka lokalowa- zarządzanie nieruchomością gminy,
-
komunikacja i przepływ informacji,
-
windykację należności, obsługę i nadzór prawny,
-
ewidencję nieruchomości budynkowych, gruntowych i infrastruktury,
-
zamówienia publiczne.
Wydano zalecenia do realizacji na bieżąco.
4. Kontrola przeprowadzona w dniach 30.11-15.12.2023 r. przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach na zakończenie realizacji Projektu: „Kompleksowa modernizacja energetyczna wielorodzinnych budynków mieszkalnych położonych przy ul. Kosmicznej 30-38 i ul. Kosmicznej 39-43 w Katowicach. Informacja pokontrolna przekazana 16.01.br.: Wynik kontroli z nieistotnymi zastrzeżeniami.
Kontrole wewnętrzne przeprowadzone w KZGM w Katowicach w 2023 r.
1. Kontrola kas - raz w miesiącu w ramach nadzoru nad ryzykiem „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” Nieprawidłowości nie stwierdzono, nie wydano zaleceń pokontrolnych.
2. Kontrola przeprowadzona w lutym 2023 roku dot. problemu nieudostępniania lokali do okresowych kontroli szczelności instalacji gazowych oraz kominiarskich (w tym pogłębiona analiza danych pochodzących z okresowych oświadczeń kierowników EB). Wyniki kontroli omówiono na naradzie z Kierownikami Oddziałów Eksploatacji Budynków.
3. Kontrola prawidłowości ustalania powierzchni do sprzątania terenów zewnętrznych i wewnętrznych na potrzeby zawierania umów o sprzątanie – w ramach nadzoru nad ryzykiem nr 42 „Nieprawidłowości dotyczące utrzymania czystości w nieruchomościach oraz utrzymania terenów zielonych” z obszaru Gospodarka komunalna /proces Systemu Zarządzania jakością: Bieżąca eksploatacja nieruchomości (ryzyko o średnim poziomie istotności) – Wydano zalecenie rekontroli w 2024 r.
4. Analiza przekazywanych informacji oraz udzielania odpowiedzi na pisma pod kątem ich rzetelności i terminowości w EB-ach nr 1 i 4 – w ramach nadzoru nad ryzykiem nr 28 „Nieterminowe przekazywanie informacji oraz udzielanie odpowiedzi na pisma” z obszaru Komunikacja i przepływ informacji. Wyniki kontroli omówiono na naradzie wewnętrznej z Kierownikami Oddziałów Eksploatacji Budynków (EB).
5. Analiza przekazywanych informacji oraz udzielania odpowiedzi na pisma pod kątem ich rzetelności i terminowości w EB-ach 2 i 3- w ramach nadzoru nad ryzykiem nr 28. Omówiono wyniki kontroli na naradzie z kierownikami komórek organizacyjnych pionu DE.
6. Kontrola dotycząca dokumentowania wyników okresowych kontroli budynków pod kątem zgodności z prawem – w ramach nadzoru nad ryzykiem nr 37. Obecnie przygotowywany jest raport z kontroli.
7. Kontrola przestrzegania wewnętrznych przepisów KZGM dot. nadzoru nad placami zabaw. Omówiono wyniki kontroli na naradzie z kierownikami komórek organizacyjnych pionu DE.
Zadania audytowe zrealizowane przez Audytora wewnętrznego w 2023 roku:
1. Zadanie audytowe nr I: Analiza Konta „Pozostałej sprzedaży” - w zakresie przestrzegania procedury windykacyjnej i dochodzenia należności z tego tytułu.
Celem auditu było sprawdzenie, czy na koncie „Pozostałej sprzedaży” podjęto właściwe działania w celu odzyskania należności i zbadanie przebiegu procesu. Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.
2. .Zadanie audytowe nr II : Temat audytu dot: Należytego monitoringu spraw w zakresie dochodzenia należności z tytułu rozliczenia opłat niezależnych na lokalach odzyskanych z tytułu wcześniejszego ich użytkowania / konto śmieciowe, wolnostoje, wykupy/. Po przeanalizowaniu kont aktywnych lokali mieszkalnych i użytkowych Audytor wewnętrzny wydał zalecenia dla Oddziałów Eksploatacji Budynków, Działu Prawnego oraz Działu Czynszowo-Windykacyjnego.
3. Zadanie audytowe nr III: Temat audytu: Przestrzeganie procedur windykacyjnych, należności z tyt użytkowania lokali mieszkalnych i użytkowych w zakresie terminowego rozpoczynania procedury windykacyjnej zgodnie z zapisami obowiązujących zarządzeń. Wydane zalecenia realizowane są na bieżąco
Ponadto w ramach kontroli wewnętrznych przeprowadzane są kontrole właścicielskie w imieniu miasta Katowice przez personel KZGM we wspólnotach mieszkaniowych z udziałem miasta Katowice oraz wewnętrzne kontrole wyspecjalizowanych służb (informatyczne, kadrowe, BHP).
