Audyty i kontrole

Kontrole zewnętrzne przeprowadzone w KZGM w 2022 r.:

Kontrole zewnętrzne w 2022 roku.

1. W styczniu br. Zespół Audytu Wewnętrznego UM Katowice przeprowadził czynności sprawdzające wykonanie zaleceń poaudytowych zadania audytowego nr 7/2020 w zakresie gospodarowania zasobem lokali użytkowych. W notatce informacyjnej z dnia 11.01.br. Uwzględniono informację Dyrektora Zakładu, iż obowiązujące procedury i podejmowane działania spełniają swoje zadania (biorąc pod uwagę ówczesną sytuację pandemii), a Zakład podejmuje wszystkie niezbędne i dostępne działania celem zdyscyplinowania najemców LU do terminowego regulowania należności.

2. Kontrola Inspektora Pracy PIP w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy dot. wynagrodzeń za pracę i innych świadczeń pieniężnych wynikających ze stosunku pracy. Kontrolę zakończyło pisemne Wystąpienie z dnia 15.03.br. wnoszące wypłacenie wskazanemu pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2021 r. w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu. Zrealizowano.

3. Kontrola planowa ex-post przeprowadzona przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach w sprawie procedury zawarcia umowy o zamówienie publiczne dla zadania objętego Projektem, do której stosuje się przepisy ustawy PZP. Kontrola objęła postępowanie pn.: Termomodernizacja wraz z likwidacją niskiej emisji budynku przy ul. Gliwickiej 13,13a (…) Wydano informację pokontrolną z dnia 07.02.2022 r. - w toku kontroli stwierdzono naruszenia o charakterze formalnym prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych nie wywołujące skutków finansowych w postaci obniżenia kwoty wydatków kwalifikowalnych.

4. Kontrola projektu pn. Termomodernizacja budynków mieszkalnych przy ul. Wolnego 8, Zamenhofa 36-38, 36a-38a, 36b-38b w Katowicach. Kontrola została przeprowadzona na przełomie stycznia i lutego br. przez Urząd Marszałkowski WŚ IZ RPO WSL. Wynik kontroli bez zastrzeżeń.

5. Kontrola trwałości projektu – Katowicki System Węzłów Przesiadkowych- Węzeł Katowice przeprowadzona na przełomie marca/kwietnia br. przez Centrum Unijnych Projektów Transportowych. KZGM w Katowicach, jako zarządzający obiektem otrzymał informację pokontrolną z dnia 27.04.br. - nieprawidłowości nie wykazano.

6. Dnia 26.05.br. z upoważnienia Prezydenta m. Katowice przeprowadzono kontrolę w zakresie zorganizowania i przygotowania stałego dyżuru przy uwzględnieniu specyfiki pracy. W efekcie kontroli wydano zalecenie zorganizowania obsługi SSD w systemie III zmianowym. Termin realizacji zaleceń do 31.12.2022 r. Zalecenie zrealizowano.

7 Kontrola trwałości projektu pn.: „Termomodernizacja budynków mieszkalnych wielorodzinnych przy ul. Wolnego 8, Zamenhofa 36-38, 36a-38a, 36b-38b w Katowicach przeprowadzona 4.08.2022 r. przeprowadzona przez IZ RPO WSL 2014-2020. Bez zastrzeżeń.

8. Kontrola Ex-post projektów pn.”Kompleksowa modernizacja energetyczna wielorodzinnych budynków mieszkalnych przy ul. Gliwicka 13, 13a, ul. Zarębskiego 5a,7a i ul. Bednorza 14 przeprowadzona w dniach 2-16.09.br. Wyniki kontroli: bez zastrzeżeń.

9. Udzielenie informacji, w związku z zadaniem audytowym „Bezpieczeństwo informatyczne” przeprowadzanym w Wydziale Informatyki UM przez Wydział Audytu i Kontroli w październiku 2022r.

10. Wydział Budynków i Dróg Urzędu Miasta Katowice – w dniu 23.11.2022r. rozpoczął kontrolę zarządczą instytucjonalną obejmującą okres od I do XI 2022r. Kontrolą objęto:

• dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych w EB-5 i EB-6,

• wydatki (inwestycje i remonty),

• komunikacja i przepływ informacji,

• windykację należności,

• obsługę i nadzór prawny,

• obsługa i nadzór wspólnot mieszkaniowych z udziałem miasta Katowice

• zamówienia publiczne.

  Nadesłano wystąpienie pokontrolne z 16.02.2023 r. Wydano zalecenia w zakresie aktualizacji planów ochrony, zachowania chronologii w teczkach lokalowych oraz dochowania terminów przy sporządzaniu planów kontroli właścicielskiej .

11 . Kontrola przeprowadzona w dniach 30.11-14.12.2022 r. przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach dot. procedury zawarcia aneksu do umowy o zamówienie publiczne dla zadania objętego projektem pn. „Kompleksowa modernizacja energetyczna wielorodzinnych budynków mieszkalnych przy ul. Gliwickiej 190 i Gliwickiej 194.” Wynik kontroli - bez zastrzeżeń.

Kontrole wewnętrzne:

1. Kontrola kas - raz w miesiącu w ramach nadzoru nad ryzykiem „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej”  Nieprawidłowości nie stwierdzono, nie wydano zaleceń pokontrolnych.

2. Kontrola przeprowadzona w lutym br. dot. problemu nieudostępniania lokali do okresowych kontroli szczelności instalacji gazowych oraz kominiarskich (w tym pogłębiona analiza danych pochodzących z okresowych oświadczeń kierowników EB). Zaleceń nie wydano.

3. Kontrola dot. ewidencji nieruchomości budynkowych w s.i. DOM 5 pod kątem utrzymywania aktualnych i pełnych danych – w ramach nadzoru nad ryzykiem nr 11 „Niewłaściwe zarządzanie informacjami i nieaktualne dane o nieruchomościach w tym zarządzanie modułem ZASOBY w s.i. DOM 5” z obszaru Ewidencja nieruchomości budynkowych, gruntowych i infrastruktury. 

4. Kontrola prawidłowości naliczeń w związku z nowymi zasadami naliczeń wprowadzonymi Zarządzeniem nr 1608/2021 Prezydenta m. Katowice z dnia 28.04.2021 r. - w ramach nadzoru nad ryzykiem nr 17 „Nieprawidłowa gospodarka lokalami mieszkalnymi gminy w tym: umowy najmu, zmiana stawek czynszów i innych naliczeń, zamiany oraz ewidencja lokali” z obszaru Polityki lokalowej- zarządzanie nieruchomościami gminy. 

5 Komunikacja z klientem – informowanie bezpośrednio zainteresowanych mieszkańców o planowanych i uruchamianych inwestycjach oraz remontach .Zalecenia omówiono.

6.  Analiza przekazywanych informacji oraz udzielania odpowiedzi na pisma pod kątem ich rzetelności i terminowości w EB-ach nr 2 i 3 – w ramach nadzoru nad ryzykiem nr 28 „Nieterminowe przekazywanie informacji oraz udzielanie odpowiedzi na pisma” z obszaru Komunikacja i przepływ informacji. Zalecenia omówiono.

7.  Analiza rodzaju ogrzewania lokali w budynku przy ul. Moniuszki. Wydano zalecenia m.in. w zakresie uzyskania dokumentacji legalizacji urządzeń grzewczych w lokalach. Kontrola pozaplanowa.

8.  Place zabaw – wraz z inwentaryzacją. Wydano zalecenia w zakresie dopilnowania terminów kontroli placów zabaw, zgodnie z obowiązującym zarządzeniem oraz stosowania czytelnych podpisów na protokołach.

9.  Kontrola dyscypliny pracy w Oddziale Eksploatacji Budynków nr 2. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

10.  Kontrola dyscypliny pracy w Oddziale Eksploatacji Budynków nr 1. Wydano zalecenia w zakresie bieżącego uzupełniania listy obecności oraz zaprowadzenia „zeszytu spóźnień”.

 11.  Kontrola dyscypliny pracy w Dziale obsługi Wspólnot Mieszkaniowych. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

W I półroczu br. prowadzono następujące zadania audytowe:

1. Zadanie audytowe nr I : Audyt sprawdzający z zakresu: Analiza Konta „Pozostałej sprzedaży” - w zakresie przestrzegania procedury windykacyjnej i dochodzenia należności z tego tytułu.

Celem auditu było sprawdzenie czy na koncie „Pozostałej sprzedaży” podjęto właściwe działania w celu odzyskania należności i zbadanie przebiegu procesu. Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.

2. Zadanie audytowe nr II: Audyt sprawdzający z zakresu: Należytego monitoringu spraw w zakresie pozostałych należności na lokalach odzyskanych z tytułu wcześniejszego ich użytkowania / konto nieaktywne, wolnostoje, wykupy, budynki wyburzone i przekazane właścicielom / oraz połączony z tym zadaniem obszar, sprawdzenie nadzoru prawnego nad działalnością KZGM - opiniowanie spraw, umów, wsparcie prawne pracowników.

Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.

3. Zadanie audytowe nr III: „Należyty monitoring spraw w zakresie dochodzenia należności z tytułu rozliczenia opłat niezależnych na lokalach odzyskanych z tytułu ich wcześniejszego użytkowania/konto śmieciowe, wolnostoje, wykupy. Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.

W II półroczu 2022 r. Audytor wewnętrzny prowadził 2 zadania audytowe oraz dokonał oceny kontroli zarządczej w KZGM w Katowicach.

1. Zadanie audytowe nr III : Temat audytu dot: Należytego monitoringu spraw w zakresie dochodzenia należności z tytułu rozliczenia opłat niezależnych na lokalach odzyskanych z tytułu wcześniejszego ich użytkowania / konto śmieciowe, wolnostoje, wykupy/. Po przeanalizowaniu kont aktywnych lokali mieszkalnych i użytkowych Audytor wewnętrzny wydał zalecenia dla Oddziałów Eksploatacji Budynków, Działu Prawnego oraz Działu Czynszowo-Windykacyjnego.

2. Zadanie audytowe nr II: Temat audytu: Analiza realizacji umów ratalnych. W ramach zaleceń poaudytowych każda administracja otrzymała szczegółowy wykaz dłużników, którzy nie realizują właściwie umów ratalnych celem podjęcia natychmiastowych działań.