Kto jest administratorem danych uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, których dane zamawiający zebrał w sposób bezpośredni oraz pośredni?
Administratorem danych jest Komunalny Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Katowicach (dalej: KZGM). Kontakt do administratora danych: Katowice 40-126, ul. Grażyńskiego 5. E-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. KZGM wyznaczył Inspektora Ochrony Danych do kontaktu w sprawie przetwarzania danych - pisemnie lub na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
W jakim celu i na jakich podstawach prawnych przetwarzane są dane osobowe w postępowaniu przetargowym?
Dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe uczestników postępowania (osób fizycznych) będą przetwarzane w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i ewentualnej realizacji umowy w kolejnym etapie:
- w celu realizacji przepisów prawa wynikających z ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako ,,Pzp’’), tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 10 RODO* dla oświadczeń o niekaralności osób wymienionych w art. 108 ust. 1 pkt 2 Pzp,
- w związku z wykonywaniem umowy lub w celu podjęcia działań na żądanie, przed zawarciem umowy, tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO*.
Kategorie przetwarzanych danych osobowych – w przypadku osób reprezentujących wykonawcę mogą to być oświadczenia o niekaralności osób wymienionych w art. 108 ust. 1 pkt 2 Pzp; w przypadku wykonawcy: imię, nazwisko, e-mail, telefon służbowy, stanowisko. Zakres danych każdorazowo znajduje się w dokumentach zamówienia, gdzie określa się sposób dokumentowania spełniania przez wykonawcę danych wymagań.
Dane osobowe osób fizycznych zebrane w sposób pośredni (m.in. pracowników wykonawcy oraz osób go reprezentujących, pełnomocników, osób do kontaktu itp., a także podwykonawców, jego pracowników oraz podmiotów trzecich) będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego oraz ewentualnej realizacji umowy w kolejnym etapie - jak wyżej.
Kategorie przetwarzanych danych osobowych zależą od pełnionej funkcji – w przypadku pracowników do kontaktu (wykonawcy, podwykonawcy): imię, nazwisko, e-mail, telefon służbowy, stanowisko; w przypadku podwykonawców i podmiotów trzecich – imię, nazwisko, dane adresowe, dane kontaktowe; w przypadku osób zatrudnionych/posiadających wymagane uprawnienia – zakres danych każdorazowo znajduje się w dokumentach zamówienia, gdzie określa się sposób dokumentowania spełniania przez wykonawcę danych wymagań.
Jakie prawa mają osoby, których dane są przetwarzane w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego?
W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przysługują Państwu następujące uprawnienia z wyjątkami, o których mowa w części „Ograniczenie praw osób”:
- prawo dostępu do swoich danych
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl).
Ograniczenia praw osób: Prawo do usunięcia danych osobowych oraz prawo do przenoszenia danych osobowych nie będzie przysługiwało, gdy podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. c oraz e RODO*, a prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych nie będzie przysługiwało, gdy podstawą prawną będzie art. 6 ust. 1 lit. c.
Art. 75 Pzp wprowadza uprawnienie dla zamawiającego do żądania, od osoby korzystającej z prawa dostępu do danych osobowych, wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia. Zgodnie z art. 19 ust. 2 oraz art. 76 Pzp skorzystanie przez podmiot danych z prawa sprostowania i uzupełnienia danych nie może: skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia; skutkować zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie nie zgodnym z ustawą Pzp; naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników. Zgodnie z art. 19 ust. 3 Pzp skorzystanie przez podmiot danych z art. 18 RODO* w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania. Każdorazowo KZGM dokonuje analizy praw osób na żądanie osoby, której dane dotyczą, i udziela jej odpowiedzi.
Jak długo przetwarzamy dane osobowe?
Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przetwarzane będą przez okres zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp. Zgodnie z zapisami instrukcji kancelaryjnej KZGM dokumentacja z postępowania przechowywana będzie przez okres 5 lat, a w przypadku umów zawartych w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych przez okres 10 lat. W przypadku dofinansowania zamówienia ze środków zewnętrznych dokumentacja zamówień publicznych oraz umowa zawarta w wyniku postępowania będą przechowywane przez okres zgodny z wytycznymi projektu, z którego uzyskano dofinansowanie.
Kto może być odbiorcą danych?
Państwa dane przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne. Ograniczenie dostępu do Państwa danych, o których mowa wyżej, może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach, o których mowa w art. 18 oraz 74 Pzp. Ponadto odbiorcą danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne będą podmioty, z którymi KZGM zawarł umowy na serwis systemów informatycznych, niszczenie dokumentacji papierowej, usługi prawne oraz audytorskie. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych danych, w tym danych osobowych.
Obowiązek podania danych osobowych uczestników postępowania
W przypadku postępowań opartych na ustawie Prawo zamówień publicznych podanie danych jest obowiązkowe. Konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości udzielenia zamówienia publicznego.
Źródło pochodzenia danych osobowych zebranych w sposób pośredni, tj. pracowników wykonawcy oraz osób go reprezentujących, pełnomocników, osób do kontaktu itp., a także podwykonawców, jego pracowników oraz podmiotów trzecich
Dane osobowe zostały zgromadzone w związku z prowadzonym postępowaniem o zamówienie publiczne i podane przez uczestników postępowania.
Dodatkowe informacje
KZGM nie planuje przekazywania danych do państwa trzeciego, ale w związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw spoza EOG z zastrzeżeniami, o których mowa w art. 18 oraz 74 Pzp.
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podawania decyzji, w tym profilowania.
* RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
