Kontrole zewnętrzne przeprowadzone w KZGM w 2021 r.:
1. W okresie 15.02.2020 r. do 19.03.2021 r. IZ RPO WSL przeprowadził kontrolę w zakresie oceny zgodności wykorzystania środków finansowych z zakresem określonym w umowie w sprawie dofinansowania projektu dot.:
Termomodernizacji budynków mieszkalnych wielorodzinnych przy ul. Słonimskiego 6, Słonimskiego 12 w Katowicach. Wynik kontroli: bez zastrzeżeń.
2. W kwietniu 2021 r. Grupa Gomułka przeprowadziła badanie bilansu finansowego za 2020 r. Dnia 26 maja 2021 r. KZGM w Katowicach otrzymał Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego Miasta Katowice.
3. Od 14.04.br. - 11.05.b r. miała miejsce kontrola WFOŚ w sprawie procedury zawarcia umowy o zamówienie publiczne dla zadania objętego Projektem, do której stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie „Kompleksowej modernizacji energetycznej wielorodzinnych budynków mieszkalnych położonych przy ul. Gliwickiej 4, ul. Słowackiego 11 i ul. Św. Jana 14 w Katowicach.”. Stwierdzono naruszenie art 30, ust 4 ustawy Pzp polegające na odwołaniu się w opisie przedmiotu zamówienia do norm bez użycia sformułowania „lub równoważne” przy każdym takim odniesieniu. Naruszenie uznano za formalne.
4. Wydział Audytu i Kontroli Urzędu Miasta Katowice - w dniach 07.10.2021r. - 18.10.2021r. prowadził czynności sprawdzające dla zadania „Świadczenie usług ochrony osób i mienia w jednostkach miasta”. W notatce informacyjnej po audycie sprawdzającym poinformowano o wykonaniu 4 z 6 zaleceń.
5. Grupa Gumułka - w dniu 18.10.2021 r. prowadziła badania sprawozdania finansowego za rok 2021.
6. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach - w okresie 03.09.2021r. - 17.09.2021r. kontrolował procedurę zawarcia aneksu nr 4 do umowy dotyczącej Olchawy 3-5.
7. Wydział Budynków i Dróg Urzędu Miasta Katowice – w dniu 06.12.2021r. rozpoczął kontrolę zarządczą instytucjonalną obejmującą okres od I do XI 2021r. Kontrolą objęto: dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych w EB-1 i EB-3, wydatki (inwestycje i remonty), windykację należności, obsługę i nadzór prawny, sprawy kadrowe i płacowe, politykę bezpieczeństwa i informacji, zamówienia publiczne. Wydane zalecenia są realizowane.
Kontrole wewnętrzne przeprowadzone przez Dział Organizacyjno- Kontrolny:
1. Kontrola kas - raz w miesiącu w ramach nadzoru nad ryzykiem „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - wykonano 24 kontrole. Nieprawidłowości nie stwierdzono, nie wydano zaleceń pokontrolnych.
2. Kontrola dot. problemu nie udostępniania lokali do okresowych kontroli szczelności instalacji gazowych oraz kominiarskich (w tym pogłębiona analiza danych pochodzących z okresowych oświadczeń kierowników EB). Kontrola pozaplanowa. Nie wydano zaleceń.
3. Analiza ustanowionych w KZGM zasad dotyczących planowania i wykorzystania urlopów oraz wyrywkowa kontrola ich przestrzegania – w ramach nadzoru nad ryzykiem 61 – „Niestosowanie lub nieprawidłowości w funkcjonowaniu procedur kontroli i dyscypliny z obszaru spraw kadrowych i płacowych.”. Zalecenia zrealizowano.
4. Analiza ustanowionych w KZGM zasad obiegu dokumentów technicznych, w tym obiegu elektronicznego (pod kątem kompletności i aktualności tych zasad) oraz wyrywkowa kontrola ich przestrzegania - w ramach nadzoru nad ryzykiem nr 45 „Niewłaściwa postawa pracowników w trakcie komunikacji” z obszaru Komunikacja i przepływ informacji . Nie wydano zaleceń.
5. Rozliczanie kaucji w przypadku przejścia najemcy z lokalu mieszkalnego na lokal zamienny. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości. Znikoma jest liczba przypadków, kiedy to wymagane jest rozliczenie kaucji w związku z zasiedleniem lokalu zamiennego. Nie wydano zaleceń.
6. Zasady nadzoru nad trwałością projektu dla zadań objętych dofinansowaniem ze środków Unii Europejskie. Zaleceń nie wydano.
7. Poprawność naliczania opłat ekologicznych za korzystanie ze środowiska. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości, nie wydano zaleceń.
8. Doraźna kontrola dyscypliny pracy w KZGM. Dyrektor wydał zalecenie dopilnowania wykorzystania i deklaracji pracowników dot. zaległych urlopów.
Kontrole przeprowadzone przez pozostałe służby KZGM:
1. Dział Informatyki (NI) – przeprowadzono kontrolę uprawnień do systemów informatycznych oraz kontrolę poprawności kopii zapasowych.
2. Specjalista ds. BHP (NH) -przez Specjalistę ds. BHP zostały przeprowadzone wyrywkowe kontrole w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego w KZGM. Ewentualne wydane po kontroli zalecenia były realizowane na bieżąco.
3. Inspektor Ochrony Danych - kontrola dotycząca bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych podczas wykonywania pracy zdalnej. W trakcie kontroli nie stwierdzono uchybień oraz nie wydano zaleceń.
W II półroczu 2021r., w listopadzie, przeprowadzono kontrolę dotyczącą przestrzegania procedury szyfrowania załączników maili. W jej wyniku przypomniano na naradzie kierowników w dniu 30.11.2021 r. o obowiązkach związanych z ww. procedurą.
4. Przeprowadzono kontrole właścicielskie we wspólnotach mieszkaniowych z udziałem miasta Katowice. Zakres kontroli obejmował rozliczenie wody i kanalizacji we wspólnotach mieszkaniowych oraz dotyczyły gospodarki odpadami komunalnymi. Dodatkowo 7 wspólnot mieszkaniowych zostało ujętych w analizie finansowej kosztów zarządu, przeprowadzonej poza ww. kontrolami.
Audyty przeprowadzone przez Audytora wewnętrznego KZGM:
1. Zadanie audytowe nr I : Audyt sprawdzający z zakresu: Analiza Konta „Pozostałej sprzedaży” - w zakresie przestrzegania procedury windykacyjnej i dochodzenia należności z tego tytułu.
Celem auditu było sprawdzenie czy na koncie „Pozostałej sprzedaży” podjęto właściwe działania w celu odzyskania należności i zbadanie przebiegu procesu. Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.
2. Zadanie audytowe nr II: Audyt sprawdzający z zakresu: Należytego monitoringu spraw w zakresie pozostałych należności na lokalach odzyskanych z tytułu wcześniejszego ich użytkowania / konto nieaktywne, wolnostoje, wykupy, budynki wyburzone i przekazane właścicielom / oraz połączony z tym zadaniem obszar, sprawdzenie nadzoru prawnego nad działalnością KZGM - opiniowanie spraw, umów, wsparcie prawne pracowników.
Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.
3. Zadanie audytowe nr III: Przestrzeganie procedur windykacyjnych należności z tytułu użytkowania lokali mieszkalnych i użytkowych w zakresie zalecanego rozpoczynania procedury windykacyjnej zgodnie z zapisami w zarządzeniu
Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.
4. Zadanie audytowe nr IV: AW/04/IV/2021. Temat audytu: Analiza kont Radcy Prawnego, należności sporne sąd, należności po wyroku.
Wydane zalecenia są na bieżąco realizowane.