Audyty i kontrole

Kontrole zewnętrzne przeprowadzone w KZGM w Katowicach  w roku 2017:

1. Kontrola problemowa w zakresie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych w zakresie naboru pracowników na wolne stanowisko urzędnicze, przeprowadzona w dniach od 09-01-2017 r. do 18-01-2017 r. przez Wydział Audytu i Kontroli Urzędu Miasta Katowice. Wydano zalecenia w zakresie przestrzegania terminów niszczenia dokumentów aplikacyjnych osób biorących udział w rekrutacji oraz przestrzegania terminów w zakresie upowszechniania i publikowania informacji o wynikach naboru przez co najmniej 3 miesiące, a także pouczono o sporządzaniu protokołów z przeprowadzanych naborów, także wówczas, gdy nie wpłynęły żadne oferty. Pracownicy odpowiedzialni za ww. czynności zostali zobowiązani do realizacji ww. zaleceń.

2. Zadanie audytowe przeprowadzone przez Wydział Audytu i Kontroli, w okresie od 06-03-2017 r. do 28-04-2017r. pn. Przydział lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego. Wydano dwa zalecenia: w zakresie wzmocnienia nadzoru nad efektywnością działań kierowników poszczególnych obszarów administracji budynków w zakresie szybkiego i efektywnego przekazywania informacji do WBiD UM na temat działań podejmowanych w związku z przekazywaniem informacji o działaniach podjętych w związku z nieprzejęciem oferowanego lokalu socjalnego, a także wprowadzenia okresowych kontroli lokali socjalnych przygotowanych do zasiedlenia w związku z wydanym wyrokiem sadowym, w zakresie weryfikacji długości okresu pozostawania bez przypisu, co pozwoli ujawnić opóźnienia w działaniach podejmowanych przez lokalną administrację budynków. Temat został omówiony na naradzie wewnętrznej w dniu 27-06-br. z udziałem Kierowników Oddziałów Eksploatacji Budynków, gdzie wydano polecenie dot. okresowej weryfikacji ofert lokali socjalnych w celu zidentyfikowania lokali, na które nie zawarto umowy.

3. Kontrola Urzędu Marszałkowskiego przeprowadzona w dniach 16-05-br. do 02-06-br. w zakresie projektu nr 072A/16 pn. Ochrona środowiska i efektywne wykorzystanie zasobów poprzez usunięcie materiałów zawierających azbest z budynków mieszkalnych i użyteczności publicznej w Katowicach wraz z zapewnieniem bezpiecznego unieszkodliwiania odpadów oraz zastąpienie unieszkodliwionych odpadów innymi materiałami niezawierającymi azbest- Etap I.
   W ramach kontroli zweryfikowano postępowanie przetargowe pn. Opracowanie dokumentacji technicznej na wymianę elementów budynków zawierających azbest wraz z robotami towarzyszącymi oraz pełnienie kompleksowego nadzoru autorskiego.
   Wyniki kontroli: bez zastrzeżeń.

4. Kontrola problemowa realizacji zadań Obrony Cywilnej w KZGM w Katowicach przeprowadzona przez Komisję w składzie: Główny Specjalista Zespołu Obrony Cywilnej WZK UM Katowice oraz Inspektorzy Zespołu Obrony Cywilnej WZK UM Katowice, w dniu 01-06-br.
   Komisja przeprowadziła kontrolę w zakresie planowania i realizowania przedsięwzięć OC, organizacji i działania elementów Systemu Wykrywania i Alarmowania (SWA), Formacji Obrony Cywilnej, szkolenia załogi z zakresu powszechnej samoobrony, dokumentacji.
   Nie wydano zaleceń pokontrolnych, doceniono jednostkę za utrzymywanie wysokiego poziomu realizacji zadań obrony cywilnej i wzorową współpracę w tym zakresie z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego UM Katowice.

   5. Kontrola Wydziału Audytu i Kontroli UM Katowice dot. postępowania z niezagospodarowanymi lokalami (tzw. „pustostanami”) wchodzącymi w skład zasobu lokalowego miasta Katowice. Stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości polegające na: niekonsekwentnym i niejednolitym przekazywaniu informacji i danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania w kolejnych latach, nieprecyzyjnym wypełnianiu protokołu zdawczo-odbiorczego (5 przypadków), rozbieżności w datach pomiędzy protokołem zdawczo-odbiorczym, a Kartą wolnego lokalu (5 przypadków), brak teczki jednego z lokali, błędnej powierzchni lokalu w Karcie wolnego lokalu (1 przypadek). Zalecenia  zrealizowane.

   6. Zadanie audytowe pn.: „Gospodarka taborem samochodowym w wybranych jednostkach organizacyjnych miasta Katowice” prowadzone przez Wydziału Audytu i Kontroli UM w dniach 02.10.2017r. do 12.12.2017r. Wydano zalecenie w zakresie wprowadzenia do regulaminu i precyzyjnego określenia okoliczności i wielkości stosowanego zwiększenia norm zużycia paliwa w okresie zimowym – Regulamin zaktualizowano. 

   7. Kontrola instytucjonalna Wydziału Budynków i Dróg Urzędu Miasta Katowice prowadzona w okresie od 01.10.2017r. do 31.10.2017r. obejmująca: dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych w EB 2 i 4, wydatki Zakładu oraz zadania jednostki związane z inwestycjami i remontami, polityką lokalową, windykacją należności i zamówieniami publicznymi. Otrzymane zalecenia zrealizowano. 

   8. Kontrola - sprawdzenie przestrzegania postanowień Porozumienia z dnia 29.09.2017r. o sfinansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego działań obejmujących kształcenie ustawiczne pracowników - przeprowadzona przez Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach w dniu 13.11.2017r. W toku kontroli stwierdzono, iż Porozumienie było przestrzegane w pełnym zakresie.

   9. W jednostce prowadzone było również badanie wstępne sprawozdania finansowego za 2017r. przez firmę Ernst and Young Audyt Polska Sp. z o.o. w ramach badania wszystkich jednostek i zakładów budżetowych miasta Katowice. 

Kontrole wewnętrzne (planowe oraz pozaplanowe)  przeprowadzone w KZGM w Katowicach w 2017 r.   przez Dział Organizacyjno-Kontrolny. 

1. Kontrola stosowania i weryfikacja aktualności wybranych ustaleń z Narad Dyrektorów oraz narad kierowników pionu eksploatacyjnego o charakterze stałych zasad postępowania - kontynuacja zadania z 2016r. Wydane zalecenia zrealizowano.

2. Identyfikacja przeterminowanych spraw pozostających „w realizacji” w świetle zapisów w s.i. DOM 5 i kontrola rzeczywistego, aktualnego stanu wybranych spraw. Wydane zalecenia zrealizowano.

3. Kontrola prawidłowości zakwalifikowania budynków stanowiących mieszkaniowy zasób miasta Katowice do grup określających stopień podwyższenia stawek czynszowych według Zarządzenia nr 866/2016 Prezydenta Miasta (grupy IV – VI). Wydane zalecenia zrealizowano.

4. Kontrola kas jeden raz w miesiącu - w ramach nadzoru nad ryzykiem „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - wykonano 24 kontrole, nieprawidłowości nie stwierdzono, nie wydano zaleceń pokontrolnych.

5. Kontrola doraźna wybranych niedomagań zidentyfikowanych w trakcie przygotowywania dla WBiD zestawienia zasadnych wniosków skierowanych do KZGM od X `2016r. do I `2017r. dotyczących zadań o charakterze publicznym.
   Kontrola dotyczyła następujących zagadnień: nasadzenia żywopłotu przy nieruchomości Sokolska 57, wykonania docieplenia przy ul. Dunikowskiego 26,28,30, ul. Grażyńskiego 56,58 oraz przywrócenia terenu do stanu pierwotnego oraz wykonania rekultywacji zieleńców, naprawy fragmentu chodnika przy ul. Grażyńskiego 60. Wydano zalecenia dla Działu Organizacyjnego i Kontroli Wewnętrznej (NK) w sprawie monitorowania działań dot. uporządkowania terenu, naprawy chodnika czy rekultywacji terenu. Działania częściowo zrealizowane przez Zarządców Nieruchomości, pozostałe w trakcie, na bieżąco monitorowane.

6. Ocena prawidłowości szacowania stopnia zużycia elementów wyposażenia mieszkań po zakończeniu najmu. W związku z wykonaną kontrolą 23. lutego 2017 odbyło się spotkanie z udziałem służb technicznych KZGM, na której poddano dyskusji jej wyniki. Wydane zalecenia w tym zakresie realizowane są na bieżąco.

7.  Stosowanie wymaganych mechanizmów kontrolnych dotyczących ryzyka „Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej” - przeprowadzono ogółem 24 kontrole kas. W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości, wydano zalecenie dot. aktualizacji instrukcji kasowej - zrealizowano.

8. Kontrola doraźna realizacji polecenia zawartego w „Harmonogramie inwentaryzacji składnika majątkowego – Elementy małej architektury (place zabaw) na terenach niechronionych przeprowadzonego w drodze spisu z natury”, dotyczącego sprawdzenia istnienia zapisów wynikających z instrukcji wprowadzonej zarządzeniem DN/06/2015 z dnia 17.02.2015r. Wydano zalecenia dot. uzupełnienia brakującego regulaminu na placu przy ul. Koszarowej; w dokumentacji technicznej odnotować przyczynę odstąpienia od rocznej kontroli podstawowej placu zabaw, w przypadku przypadającej na dany rok kontroli 5-letniej oraz stosowanie się do Polecenia DN o wykonywaniu kontroli podstawowych w terminie do 30 kwietnia każdego roku.

9. Kontrola doraźna dot. oceny pracy Oddziału Eksploatacji Budynków nr 2 - zaleceń nie wydano.

10. Kontrola doraźna dyscypliny pracy polegającą na sprawdzeniu stanu trzeźwości pracowników fizycznych w Oddziale Eksploatacji Budynków nr 2. W następstwie tej kontroli rozwiązano umowę o pracę z dwoma pracownikami.

Wyniki instytucjonalnych kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w 2017 roku przez pozostałe wyspecjalizowane służby KZGM w Katowicach.

1. Dział Spraw Pracowniczych i Administracyjnych w  2017 roku przeprowadził 5 kontroli w zakresie przestrzegania dyscypliny pracy, prawidłowego rejestrowania ewidencji czasu pracy. Kontrole obejmowały sprawdzenie poprawności i zgodności działania z obowiązującymi zasadami i przepisami, w tym z przepisami wewnętrznymi, w szczególności takich czynności, jak: prowadzenie kart obecności i czasu pracy pracownika, ewidencjonowanie wyjść służbowych oraz wyjść prywatnych, ewidencji spóźnień pracowników, usunięcie nieprawidłowości ujawnionych w wyniku ostatniej kontroli. Sprawdzono również dostęp pracowników kontrolowanych komórek organizacyjnych do Regulaminu pracy i Zarządzenia DN w sprawie ewidencji czasu pracy i godzin nadliczbowych. Stwierdzone nieprawidłowości to: w Dziale Gospodarki Mieniem  (TM) w ewidencji wyjść służbowych brak potwierdzenia powrotu przez 2-ch pracowników z „wyjścia służbowego”. Pozostałe punkty kontroli realizowane są w komórkach organizacyjnych bez zastrzeżeń. W trakcie kontroli udzielono dodatkowych wyjaśnień i informacji oraz pouczono kierownika działu TM w temacie stwierdzonych nieprawidłowości.

2. Dział Informatyki – w 2017 r. przeprowadzono kontrolę uprawnień do systemów informatycznych oraz kontrolę poprawności kopii zapasowych, wszystkie weryfikacje zakończone pozytywnie.

3. Administrator Bezpieczeństwa Informacji – w 2017 r. przeprowadzono kontrole przestrzegania Polityki Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych. Kontrolowane zagadnienia to ewidencja pobierania i zdawania kluczy do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, dostęp do przetwarzania danych osobowych, tj.: zgłoszenia do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych, likwidacja uprawnień do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych, oświadczenia pracowników o znajomości ustawy o ochronie danych osobowych oraz Polityki bezpieczeństwa ochrony danych osobowych obowiązującej w Zakładzie, aktualność ewidencji osób upoważnionych do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych, kontrola pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, obszaru przetwarzania danych osobowych, uprawnień wydanych dla Urzędu Miasta Katowice.

W trakcie kontroli wydano  zalecenia pokontrolne, które zostały zrealizowane w wyznaczonym terminie.

4. Specjalista ds. BHP (NH) - w  2017 r. zostały przeprowadzone wyrywkowe kontrole w zakresie warunków pracy, przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego w KZGM. Ewentualne wydane po kontroli zalecenia były realizowane na bieżąco. 

Wyniki kontroli właścicielskich przeprowadzonych w imieniu miasta Katowice przez personel KZGM we wspólnotach mieszkaniowych z udziałem miasta Katowice w  2017 roku.

W 2017 r.  przeprowadzono 44 kontrole  zarządów wspólnot mieszkaniowych.  Celem działań kontrolnych było wykrywanie wszelkich nieprawidłowości w funkcjonowaniu zarządów i zarządców wspólnot mieszkaniowych oraz źródeł ich powstawania, jak również badanie zgodności działania zarządów wspólnot z obowiązującym prawem, sprawdzenie wykonanych rozliczeń kosztów zużytej wody i odprowadzonych ścieków oraz kontroli gospodarowania odpadami. W następstwie zakończonych kontroli wydano zalecenia dotyczące między innymi wykonania korekty deklaracji liczby osób do rozliczeń śmieci, korekty naliczeń z tego tytułu, wykonania korekty rozliczenia wody.

Wyniki audytów wewnętrznych prowadzonych przez audytora wewnętrznego w 2017 roku.

W 2017 r. prowadzono następujące zadania audytowe:

1. Zadanie audytowe dot. lokali mieszkalnych i użytkowych na tzw. "kontach śmieciowych".

2. Zadanie audytowe dot.:

• Przestrzegania procedur windykacyjnych należności z tytułu użytkowania lokali mieszkalnych i użytkowych w zakresie terminowego rozpoczynania procedury windykacyjnej zgodnie z zapisami w zarządzeniu.

• Bieżąca windykacja w systemie DOM 5.

  Wydane zalecenia realizowane są na bieżąco przez uprawnione służby KZGM. 

3.  Zadanie audytowe dot.  należytego monitoringu spraw w zakresie pozostałych należności na lokalach odzyskanych z tytułu wcześniejszego ich użytkowania / konto śmieciowe, wolnostoje, wykupy oraz połączony z tym zadaniem obszar
 systematycznego monitoringu wywiązywania się dłużników z umowy o rozłożenie zaległości na raty i podejmowanych czynności z tego tytułu/ w zakresie zaległości po byłych użytkownikach.
Wydane zalecenia realizowane są na bieżąco przez uprawnione służby KZGM.