Karta informacyjna dokumentu
- znak, nr:
- KZGM/1120/10/2014
- nazwa:
- Kontrole prowadzone w II półroczu 2013 r.
- z dnia:
- 28.02.2014 r.
- przechowuje:
- Dział Organizacyjny i Kontroli Wewnętrznej
- ogranicz. dostępu:
- Nie ma ograniczeń w dostępie do danych
- podstawa prawna ograniczenia:
- --
- Odp. za treść:
- Barbara Oborny
W II półroczu 2013 r. w KZGM przeprowadzono 3 kontrole zewnętrzne.
1) W dniu 05.08.2013 r. Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Katowicach przeprowadził kontrolę stanu sanitarnego posesji przy ul. Tysiąclecia 4 w związku ze zgłoszoną interwencją dot. występowania szczurów na wskazanym terenie. W wyniku kontroli polecono podjąć działania polegające na deratyzacji terenu – zrealizowano.
2) W okresie od 29.07.2013 r. do 30.08.2013 r. Wydział Audytu i Kontroli Urzędu Miasta Katowice przeprowadził kontrolę doraźną dot. dochodów z czynszów z najmu lokali. W wyniku kontroli stwierdzono drobne nieprawidłowości i wydano zalecenia m.in. w zakresie przywoływania w uregulowaniach wewnętrznych jednostki aktualnych podstaw prawnych, bieżącego przeprowadzania kontroli merytorycznej raportów kasowych i potwierdzania tego faktu podpisem właściwego kierownika, zwiększenia nadzoru nad terminowością i prawidłowością dokonywania zapłat za faktury, wskazywaniem na dokumentach faktycznej daty wpływu do jednostki oraz poprawnością sporządzania i kompletowania dokumentacji związanej z zamówieniami na dostawę czy zleceniami, objęcia obszaru windykacji należności wzmożoną i cykliczną kontrolą. W następstwie tych zaleceń poczyniono w KZGM odpowiednie ustalenia i podjęto stosowne działania, o których poinformowano Wydział Audytu i Kontroli UM Katowice pismem z dnia 21.10.2013 r.
3) W dniach od 14.11.2013 r. do 09.12.2013 r. Wydział Budynków i Dróg Urzędu Miasta Katowice przeprowadził w ramach II etapu kontroli zarządczej instytucjonalnej kontrolę wydatków obejmującą okres od maja do października 2013 r. oraz kontrolę dotyczącą zadań jednostki związaną m.in. z udzielaniem zamówień publicznych, inwestycjami i remontami, komunikacją i przepływem informacji. W wyniku kontroli wydano 13 zaleceń pokontrolnych zawartych w Wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.02.2014 r. sygn. BD.IV.1711.5.2012.KB. Zalecenia sformułowano w odniesieniu do trzech z pięciu kontrolowanych obszarów. W obszarze kontroli działalności Zakładu pod kątem wybranych obszarów wynikających ze standardów kontroli zarządczej wydano zalecenia dotyczące podpisywania dokumentacji w zakresie organizowanych konkursówofert zgodnie z obowiązującym w KZGM w tym zakresie zarządzeniem, prawidłowego wypełniania protokołów zdawczo-odbiorczych oraz zasugerowano skrócenie czasu przygotowania projektów umów dot. udzielania ulg w zakresie rozłożenia zadłużenia na raty bądź odroczenia terminu płatności. W obszarze analizowanych przez zespół kontrolujący wydatków za okres od stycznia do listopada 2013 r. wydane zalecenia dotyczyły dokonywania przelewów środków pieniężnych zgodnie z warunkami płatności wynagrodzenia określonymi w zawartych umowach cywilno-prawnych,zobligowania osób odpowiedzialnych za nadzórnad realizacją umów dot. robót zduńskich i robót budowlanych polegających na wymianie stolarki otworowej w lokalach do przestrzegania zapisów w nich zawartychw celu uniknięcia w przyszłości wystąpienia nieprawidłowości w tym zakresie, informowania użytkowników lokali o stwierdzonych w lokalach po przeprowadzonej kontroli przewodów kominowych uchybieniach oraz usuwania ich w trybie pilnym, a także zwiększenia nadzoru nad sporządzanymi protokołami odbioru robót budowlanych, w celu wyeliminowania pojawiających się omyłek i błędów pisarskich. W obszarze weryfikacji dokumentacji w zakresie wykonanych remontów w budynku przy ul. Plebiscytowej 4 w Katowicach zalecono, by zachowywać chronologię wpisów w Książce Obiektu Budowlanego zgodnie z wymogami wynikającymi z prawa budowlanego, wpisywać każdy wykonywany na danym obiekcie remont z chwilą podpisania umowy, a następnie uzupełnić tę pozycję o datę zakończenia i odbioru prac remontowych wynikającą z protokołu końcowego,bezwzględnie wpisywać daty na protokołach odbioru oraz sprawdzać przesłaną przez Wykonawcę fakturę pod względem prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia i dokonywać terminowych wpłat za wykonane prace remontowe. O podjętych w wyniku Wystąpienia pokontrolnego działaniach poinformowano Wydział Budynków i Dróg pismem z dnia 27.02.2014 r. przekazując jednocześnie wydane w następstwie otrzymanego Wystąpienia pokontrolnego Polecenie Dyrektora KZGM, w którym odniesiono się do poszczególnych zaleceń.